Z wyjątkiem Klubów Korporacyjnych, które prowadzą księgowość i rozliczenia zgodnie z zasadami swojej organizacji macierzystej, wszystkie inne typy klubów, które zarządzają jakimikolwiek funduszami (niezależnie od tego, czy pochodzą ze składek, czy z innych źródeł) muszą mieć Skarbnika odpowiedzialnego za podstawową księgowość.
Skarbnik powinien być w pełni zaznajomiony z zasadami prowadzenia Finansów Klubu. Stoją przed nim następujące zadania:
Strażnik klubowej kasy
Jako skarbnik jesteś strażnikiem funduszy klubu. Klub nie może wydać pieniędzy bez wspólnej zgody Prezesa i Skarbnika. To oznacza, że masz prawo weta w odniesieniu do wydatków, które, zgodnie z Twoim osądem sytuacji, nie są zgodne z wolą członków wyrażoną w trakcie głosowania nad budżetem klubu lub naruszają zasady finansów klubu.
Jeśli Skarbnik i Prezes nie mogą porozumieć się w kwestii zgodności konkretnego wydatku z zaaprobowanym budżetem, mogą poddać taki wydatek pod głosowanie członków klubu.
Z drugiej strony, jeśli spór dotyczy tego, czy wykorzystanie funduszy jest zgodne z ogólnymi zasadami finansów klubowych, mogą skierować pytanie do Ambasadora Agory w danym kraju lub do centrali Fundacji.
Księgowość i sprawozdawczość finansowa
Drugim obowiązkiem skarbnika jest prowadzenie prawidłowej księgowości odzwierciedlającej wszelkie przesunięcia środków. Należy przestrzegać dwóch rzeczy:
- Lokalnych przepisów.
- Zasad księgowości i sprawozdawczości finansowej Fundacji Agory.
Zwykle ta druga część będzie najłatwiejsza, ponieważ wymagania dotyczące raportowania są stosunkowo proste i nie wymagają żadnych specjalnych narzędzi. Dodatkowo możesz skorzystać z narzędzi online, które udostępniamy do takiej sprawozdawczości.
Najlepiej byłoby, gdyby wszystkie zapisy księgowe były dokonywane od razu po otrzymaniu lub dokonaniu płatności, aby wszyscy zainteresowani członkowie mogli w dowolnym momencie sprawdzić stan finansów klubu. Jeśli jednak z jakiegoś powodu okaże się to niemożliwe, należy upewnić się, że zarówno szczegółowe, jak i zbiorcze informacje księgowe są zaktualizowane w systemie online co najmniej raz na sześć miesięcy.
Inne obowiązki
Ponadto Skarbnik musi również:
- Odpowiadać na pytania członków i gości dotyczące finansów. Oczywiście członkowie mają dostęp do znacznie bardziej szczegółowych informacji niż goście.
- Zbierać składki członkowskie i wpłacać je, tak jak i środki z innych źródeł, na jedno konto.
- Zwracać członkom Rady Klubu zaakceptowane wydatki.
- Współpracować ze skarbnikami innych klubów w celu zapewnienia zgodności z zasadami prowadzenia Finansów Klubu, gdy konieczne jest finansowanie wspólnych wydarzeń, takich jak zjazdy lub konkursy.
- Kontrolować i dokonywać płatności za zakupy dóbr i usług, po ich wcześniejszej akceptacji przez Prezesa Rady.