باستثناء الأندية التعاونية التي تتبع قواعد المحاسبة والتحصيل الخاصة بالمنظمات، فإن كل أنواع الأندية الأخرى التي تدبر كل أنواع الموارد (سواء أكانت متأتية من المصاريف أو غيرها من الموارد) مطالبة بالتوفر على أمين للمال والذي يتكلف بكل العمليات المالية. 

يجب أن يكون أمين المال على اطلاع تام على قواعد مالية النادي ، وهو يتكلف بالمهام التالية: 

أمين على مالية النادي

بصفتك أمينا للمال، فإنك أمين على مالية النادي. لا يمكن أن يتم صرف أي مبالغ دون توقيع مشترك بين رئيس النادي وأمين المال. تقنيا، أنت تتوفر على حق الفيتو الذي يمكنك استعماله ضد كل قرار صرف تراه يخرق ما اتفق عليه الأعضاء في الميزانية أو في القواعد المالية الخاصة بالنادي. 

الاحتفاظ بالدفاتر والتقارير المالية

المسؤولية الثانية الملقاة على عاتق أمين المال هو الاحتفاظ بالدفاتر التي تخص كل العمليات المالية. وهنا لا بد من من أمرين اثنين ينبغي العمل بتوافق معهما: 

• القوانين المحلية. 
• متطلبات الاحتفاظ بالدفاتر والتقارير المالية كما هو محدد من قبل المؤسسة. 

يعتبر الأمر الثاني هنا أسهل وأيسر في العادة. ذلك أن التقارير لا تتطلب متطلبات تقنية أو أدوات معقدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاستعانة بالأدوات المتاحة على الإنترنت والتي نوفرها لك من أجل تقاريرك. 

في العادة، ينبغي القيام بالاحتفاظ بالدفاتر المالية بعيد كل إجراء مالي وذلك حتى يتسنى لكل الأعضاء المهتمين الاطلاع على مالية النادي. ومع ذلك، وإن استحال هذا لسبب من الأسباب، فينبغي التأكد من تحميل كل من المعلومات بالتفاصيل والمجاميع مرة واحدة على الأقل كل ستة أشهر. 

مسؤوليات أخرى

أخيرا، وأيضا كأمين للمال، فإنه ينبغي عليك أيضا: 

• الإجابة عن أسئلة الأعضاء والضيوف المتعلقة بمالية النادي. وبطبيعة الحال، فإن الأعضاء مخولون بالحصول على معلومات أكثر تفصيلا من الضيوف.

• جمع المساهمات وغيرها من الموارد وحصرها في حساب واحد. 
   
• أداء المصاريف المخولة للأعضاء. 
   
• التفاعل مع أمناء المال في الأندية الأخرى للتأكد من التوافق مع القواعد المالية عند تنظيم أحداث وتظاهرات مشتركة وتمويلها.
   
• يراقب وينفذ النفقات المصرح بها من قبل الرئيس من أجل اقتناء البضائع والخدمات.