Секретарят на клуба е отговорен за поддържането на всички картотеки на клуба и създаването на протоколите за срещите на Изпълнителния комитет на клуба.

Срещи на изпълнителния комитет на клуба

Като Секретар ти си отговорен за подготвянето на дневния ред за срещите на Изпълнителния комитет на клуба, както и за организирането на самата среща и предварителното уведомяване на всички ръководители за детайлите. За подробности и времеви периоди, молим, виж главата Клубни ръководители.

Протоколи от срещите

Една от основните задачи на Секретаря е да води точни протоколи от срещите.  

Протоколите от срещите са основна книга в живота на клуба, която съхранява всички важни срещи на Изпълнителния комитет, взети решения, резултати от гласувания, обсъждания и дискусии и т.н. 

Протоколите от срещите могат да бъдат държани на хартиен или на електронен носител в зависимост от възможностите на клуба. Решението за това къде да се държат се оставя на Изпълнителния комитет на всеки клуб.

Добрите Протоколи от срещите трябва да включват следното за всяка среща: 

• Име на мястото на срещата, местоположение и час;
• Начален дневен ред на срещата;
• Списък с присъстващи;
• За всяка обсъдена точка по време на срещата (без значение дали първоначално е била в дневния ред или не): 
  • Първоначалната обобщена гледна точка на члена, задал темата или контекста на дискусията;
  • Обобщение на гледните точки на другите участници (само на тези, които са взели участие в дискусията); 
  • Взети решения, разгледани алтернативи и обосновката за решението; например: не казвай просто "беше решено да се промени мястото на срещата на местоположение X". Вместо това би могъл да кажеш нещо подобно: "във връзка със затварянето на настоящото ни място за срещи, след един месец трябва да променим мястото за срещи на клуба. Обмисляме варианти X, Y и Z. Вариант Y беше отхвърлен, тъй като исканата цена от собственика от $25/час беше твърде висока, а вариант Z имаше някои много сериозни проблеми в качеството като лошо председателство и ужасна акустика. Така с гласуване 6-0 беше избрана опция X";
  • Статистики от гласувания. 
• Място, име, местоположение и час на следващата среща;
• Всякакви анекси или документи, влезли в сесията в подкрепа на обсъжданите точки.

Картотеки на други клубове

Друга задача на Секретаря е да пази всички клубни картотеки и да се уверява, че са правилно съхранявани и да има подходящ архив, за да предотврати евентуалното им изгубване. 

Клубните картотеки включват:

• Клубна харта и подзаконови актове;
• Книги за гости;
• Списъци на сътрудничещи организации, събития, или места за срещи, в които членовете имат възможности за говорене или лидерство;
• Регистри за членство;
• Дневни редове за срещи и протоколи на ръководители; 
• Оплаквания от членове или гости и тяхното разрешаване;
• Дисциплинарни процедури;
• Клубни договори или споразумения с други единици (медии, други клубове или други ораторски организации);
• Всякакви други картотеки.

Картотеки с ограничен достъп

Въпреки че повечето от документите на клуба трябва да са достъпни за всички членове, има някои тайни файлове, които клубът трябва да държи поверителни и да предоставя само за целите на одита или само на касаещите ги хора. Те са следните: 

Клубни одити

За гарантирането на правилното и постоянно функциониране на всички клубове на Agora по цял свят, ръководители и членове на Управителния съвет на фондация Agora Speakers International ("Одитори на Agora") могат да заявят клубът да осигури копие на всякакви клубни картотеки.

Заявките за такива копия ще бъдат правени електронно на адресите за контакт с клуба и/или регистрираните имейл адреси на Секретаря или на други клубни ръководители. Всичките заявени клубни документи трябва да бъдат изпратени обратно по електронен път в рамките на две седмици (14 календарни дни) от деня на заявката.