Това е изпитан формат за среща, който може да се използва като отправна точка за разработване на собствената ти среща.
Това е само предложение как биха могли да бъдат подредени ролите. Ако правиш първите си стъпки в управлението на клуб Agora, предлагаме ти да започнеш с този формат, докато се почувстваш удобно и придобиеш опит.
В този раздел са обяснени само общата подредба и препоръчания график, но не са дадени подробности за задачите на всяка роля. Тази информация може да бъде получена в глава „Роли по време на срещи“.
Форматът на срещата е един и същ, независимо дали срещата е физическа или онлайн.
Преди срещата
Домакинът на срещата трябва да пристигне по-рано от планирания начален час на срещата. Отговорностите на домакина включват:
- подготовка на мястото – маси, столове, кабината, местоположението на клуба и символите на Agora и др.;
- подготовка на инструментите, които Хронометристът ще използва за измерване и регулиране на времето (хронометър, цветен картон „светофар“ и др.);
- разпечатка на дневния ред;
- ако е приложимо, проверка на функционирането на осветлението, звуковата система и прожекционното оборудване;
- ако клубът разполага със звукозаписно оборудване, неговата настройка и подготовка за за запис.
За онлайн срещи Домакинът на срещата трябва да започне срещата поне 15 минути преди обявения начален час.
Някои клубове имат отделен раздел за социални контакти в свободен формат, който обикновено може да отнеме до 30 минути преди срещата и неограничено време след края ѝ.
Физически срещи
За физически срещи ще са необходими като минимум следните материали:
- Хронометър за измерване на времето;
- Начин за сигнализиране на оставащото време на говорителя - това се прави със зелени, жълти и червени сигнали, като можеш да използваш светлини или цветна хартия;
- Формуляри за обратна връзка от публиката - всички членове от публиката (дори гостите) могат да оценят всеки говорител чрез тези формуляри; можеш да изтеглиш шаблони за формуляри за обратна връзка като този по-долу от корпоративния портал (www.agoraspeakers.org/brand.jsp);
Можеш да използваш предоставения шаблон или да създадеш свой собствен.
- Химикалки за публиката и (най-вече) за Хронометриста и Граматика;
- Разпечатки на дневния ред на срещата;
- Думата на деня, отпечатана на един или два листа хартия с едър шрифт, за да могат говорителите и публиката да я видят отдалече;
- Листове хартия (за предпочитане с формуляри за попълване) за Граматика, Хронометриста и Брояча на паразитни думи.
Онлайн среща
За онлайн среща е добре да имаш под ръка следните връзки (линкове) и материали, за да ги изпратиш на участниците, в случай че са забравили:
- Връзки към фонове в Zoom, които Хронометристът може да използва;
- Връзки към Създателя на активи, така че Граматикът и Хронометристът да могат да създават шаблони и фонове;
- Предварително генерирани PDF версии на оценителните листове за всеки проект и роля (те могат да бъдат генерирани автоматично от страницата за всяка роля и проект);
- Предварително генериран PDF за Формуляр за обща обратна връзка, който членовете, които не са оценители, могат да използват, за да предоставят обратна връзка на говорителите.
Среща
Част 1. Въведение
1. Обикновено Домакинът на срещата обявява срещата за открита, приветства всички, след това представя накратко Водещия на срещата и му дава думата.
2. Водещият на срещата приветства всички. Някои неща, които Водещият на срещата може да направи в този момент, са:
- да напомни на всички да изключат мобилните си телефони - за онлайн срещи, освен това, трябва да помоли хората да изключат всички възможни източници на смущения и да затворят вратата на стаята, в която се намират;
- да напомни на всички да не се разхождат по време на речите;
- ако срещата се провежда онлайн, да напомни на всички, че трябва да се спазва безопасност и благоприличие - това означава, че никой не трябва да шофира или да извършва други опасни дейности по време на срещата; всеки трябва да бъде облечен прилично и да държи камерата си непрекъснато включена;
- ако има присъстващи гости, да предостави обща информация за Agora Speakers International и клуба, неговата цел, мисия, какво правим и по какъв начин.
Винаги трябва да обръщаш специално внимание на гостите на факта, че срещата не е свободна форма, където всички присъстващи могат да говорят, ако желаят, а следва структуриран дневен ред и предполага изпълнението на специфични роли от участници, за които те са извикани доброволно. Това помага на гостите бързо да се отърсят от най-често срещаните заблуди относно срещите на Agora.
- Срещата е разделена на различни раздели, като за всеки отговарят различни хора;
- Всяка от ролите и разделите имат конкретни цели, които са обяснени подробно в онлайн материалите;
- Изпълнението на ролите е доброволно и всеки може да се запише доброволно за дадена роля;
- Участниците, изпълняващи ролите, се сменят при всяка среща. Ако на текущата среща един участник е Водещ на срещата, на следващата среща някой друг ще изпълнява тази роля;
- Участието на всеки се оценява, за да имат възможност всички да се усъвършенстват и учат.
Понякога си струва да се посочат тези аспекти по време на уводната част.
- Ако присъстват гости, можеш да ги поканиш да се изправят и представят на публиката. Обикновено Водещият на срещата може да зададе въпроси като „Откъде разбрахте за нас?“ или „Какво ви доведе тук?“ и други.
Някои гости бъркат възможността да се представят накратко с покана да говорят в продължение на 20 минути. Водещият на срещата трябва да спре навреме подобни опити, за да предотврати отклонение на цялата среща от плана.
Част 2. Екипът за оценка
3. Водещият на срещата дава думата на Хронометриста за 1-2 минути, в които той обяснява длъжността си, защо времето е важно и как работят сигналите за определяне на времето.
4. Водещият на срещата дава думата на Граматика за 1-2 минути, в които той обяснява длъжността си и на какво ще обърне внимание.
5. Водещият на срещата дава думата на Брояча на паразитни думи за 1-2 минути, в които той обяснява длъжността си, защо е важно да се избягват паразитни думи и дава няколко примера за такива.
На някои срещи един и същи човек изпълнява длъжностите на Граматик и Брояч на паразитни думи. Също така, един от тях може да представи „Думата на деня“. Целта на „Думата на деня“ е да обучи хората да бъдат гъвкави, когато говорят, и да се адаптират към промените, вместо да учат речи наизуст.
Част 3. Проекти
6. За всеки проект Водещият на срещата:
- дава думата на Оценителя на речта, който обяснява целите и задачите на речта;
- дава думата на говорителя да изнесе речта;
- дава думата на публиката за 1-2 минути, така че всеки да може да напише отзивите си за говорителя.
Препоръчително е проектите да се подреждат във възходящ ред на трудност, за да се избегнат ситуации, в които опитен говорител излиза преди начинаещ.
7. След като частта с подготвените речи приключи, Водещият на срещата дава думата на Водещия на импровизирани речи, който продължава с този раздел. Обикновено този раздел продължава около 15 минути, като всеки отговор на Импровизиран въпрос отнема около 1-2 минути.
В този момент може да се направи кратка почивка, ако клубът има тази традиция, което дава повече време на оценителите да приключат със своите оценки. Освен това някои клубове имат традиция да гласуват за най-добрия говорител и за най-добрия отговор на Импровизирани въпроси. Това също би било подходящ момент да помолиш всички да гласуват и да събереш гласовете им. Когато се гласува, трябва да повториш (и за предпочитане да запишеш на видно място) имената на говорителите и имената на всички участници в Импровизирани речи.
Част 4. Оценки на речта
8. След като приключи предишният раздел, Оценителят на срещата кани Оценителите на речта да представят своите оценки, като всяка оценка е с продължителност 3-5 минути.
9. След като бъдат проведени всички оценки на речта, Оценителят на Импровизирани речи излиза на сцената и представя своя доклад. Тази оценка е с продължителност около 5-7 минути.
10. По желание - ако клубът има Оценител на изслушването, сега можеш да му дадеш думата.
Част 5. Технически оценки и приключване на срещата
11. След като приключи предишната част, Броячът на празитни думи, Граматикът и Хронометристът представят своите отчети за по 1-2 минути, обикновено в обратен ред спрямо онзи, в който са участвали в началото на срещата.
12. Накрая Оценителят на срещата представя своята цялостна оценка на срещата и на всички оценители. Тази част обикновено трае 5-7 минути.
13. Водещият на срещата дава думата на всички (особено на служителите на клуба), които искат да направят важни съобщения.
Това е подходящ момент за Водещия на срещата да попита гостите за техните впечатления и чувства от срещата и т.н.
14. Водещият на срещата дава думата на Домакина на срещата, който закрива срещата.