Този раздел посочва задължителните правила за всички клубове, които събират някакъв вид такси или средства, независимо от техния източник или честота на събиране. Правилата не важат за корпоративни клубове, които трябва са следват политиките на своите компании относно финансите. 

Определения

"Клубен сайт" означава онлайн присъствието на клуба, което може да бъде осъществено под формата на уебсайт, страница или група в социалните медии, форум и т.н. 

"Одобрение от членовете" се използва съгласно процедурите за гласуване, описани в раздела Клубна демокрация. Всички предложения за разходи, които са обект на гласуване, трябва да включват:

• Точната цел на операцията;
• Позволените минимални и максимални суми;
• Минимален и максимален времеви диапазон за изпълнение от датата на одобрение, където максималният срок не трябва да е повече от година. 

"Оперативни разходи" са тези разходи, които са неизбежни за редовната работа на клуба, и включват:

• Наем за мястото на срещата за времетраенето на срещата;
• Наем на оборудване, използвано по време на срещата: компютри, микрофони, проектори и т.н.;
• Разходи за поддръжка и ремонт на съществуващо оборудване;
• Организаторски разходи и такива за след срещата (подготовка, почистване и т.н.);
• Офисни материали и консумативи (хартия, химикалки, фотокопия, мастило за принтери или тонер за принтиране на формуляри за оценка и т.н.);
• Канцеларски материали (визитки, баджове, пакети за добре дошли, значки, банери и т.н.);
• Финансови разходи като такси за банков превод, такси за поддръжка на акаунти, данъци и други;
• Такси, произтичащи от местните законови задължения на даден клуб (осигуровки, правна регистрация, юридическо ръководство и други);

Примери за неоперативни разходи:

• Окончателни покупки на оборудване;
• Разходи за организиране на специални събития, партита или уъркшопове; 
• Разходи за покани на платени говорители или треньори;
• Подкрепа за изпращане на победител от клубно състезание на далечно състезание.

"Събития, свързани с Agora" са всякакви събития, организирани или взаимно спонсорирани от един или повече клубове на Agora, които са в съответствие с всичките Основни принципи (специално този за Неутралност) и които имат за цел да постигнат мисията и целите на Agora. Някои примери за такива събития са:

• Ораторство, Дебатиране и други подобни конкурси;
• Конвенции на Agora на всякакви нива;
• Събития на отворени врати за промоцията на клубовете на Agora;
• Демо срещи за бъдещи клубове;
• Уъркшопи, семинари, обучителни сесии и други;
• Общностни проекти на валидни клубове;
• Участие на панаири, шоута или подобни събития от трето лице, в които присъствието на клуба е подходящо за целите на маркетинга и разрастването на членството. 

За примери на видовете събития, в които участието на клуба не би било позволено, моля регледай Принципа за неутралност.

"Официални събития на Agora" са всякакви подходящи универсални събития, създадени или определени от фондацията Agora Speakers International. Понастоящем има два вида такива събития:

• Всички конкурси, които следват официалните правилници;
• Конвенции на Agora на всички географски нива.

Финансови правила

Финансова свобода

FF01. Клубовете могат да вземат решение да таксуват каквито суми сметнат за подходящи, с каквато честота е необходима, и да получават средства от трети страни, при условие, че всички следващи правила са спазени. 

FF02. Размерът и периодичността на събираните от членовете клубни такси трябва да бъдат обществено достояние във всички клубни сайтове. Достъпът до тази информация не трябва да изисква попълване на каквито и да било формуляри или предоставяне на лични данни. 

FF03. Събираните от членовете клубни такси не трябва да бъдат дискриминиращи: всички членове трябва да плащат еднакви такси. Следните изключения са позволени:

• Може да бъде предложено намаление или безплатно членство на хората, принадлежащи към специални колективи с ниски доходи или малцинства: ученици, студенти, пенсионери, безработни, етнически малцинства, бежанци и други. Запазваме правото си да разглеждаме тези ситуации и да поискаме да бъдат премахнати, ако смятаме, че даден клуб злоупотребява с това определение и го превръща в дискриминационна членска такса (например клуб, който разграничава "белите мъже" като "малцинствен колектив");
   
• За клубове, които работят на език, различен от официалния език на държавата (англоезичен клуб, функциониращ в Испания, например), може да се предложи намаление или безплатно членство за хората, за които този език е майчин;
   
• Може да бъде предложено намаление или безплатно членство на всякакви професионалисти в сферата на ораторството и лидерството, ако те редовно извършват оценки, уъркшопи или менторство по време на клубните срещи. 

FF04. Гости и други членове на Agora не трябва да бъдат таксувани за посещението на клуба по време на редовните сесии. По време на нередовните сесии, сред които специални събития, срещи с гости, говорители, уъркшопи и други, може да бъде начислена предварително публично обявена еднократна такса за присъствие. Тази еднократна такса трябва да бъде оповестена едновременно с обявяването на нередовната сесия;

FF05. Клубовете не могат да приемат анонимни дарения или дарения от трети страни, чиито идеология или действия са срещу идеалите, принципите, мисията и целите на Agora Speakers International.

Валидно използване на средства

VU01. Средствата на клуба не могат да бъдат използвани за лична печалба или изгода от който и да е член. Използването на средствата винаги трябва да бъде в съответствие с местните законови изисквания за нестопански организации. В случай на конфликт между местното законодателство и тези правила, ще бъде приложено най-ограничаващото. 

VU02. Всички продукти или услуги, закупени от клуба, трябва да са за функционирането на клуба или за събития, свързани с Agora, като състезания, конвенции и други. Клубовете не трябва да използват средствата за действия, чиято основна цел е увеличаване на средствата на клуба. По-специално клубовете не могат да участват в какъвто и да е вид инвестиционни дейности, включително такива с ценни книжа, стоки, валута, срочни сделки, опционни договори и недвижими имоти, независимо дали са търгувани публично или не. 

VU03. Всички активи, които клубовете придобиват, трябва да бъдат използвани единствено и само от клубни членове, представители на Agora за страната или гости на срещите, за клубни или други дейности, свързани с Agora и съобразени с мисията и целта на Agora. Такова използване на придобити активи може да не бъде обект на допълнителни промени. 

VU04. След разпускането на даден клуб, всички останали средства трябва да бъдат дарени на законово призната благотворителна организация, одобрена от мнозинството членове. Ако не може да бъде постигнато споразумение, тогава средствата ще бъдат дарени на Agora Speakers International.

VU05. Клубовете не могат да назначават служители.

VU06. Клубовете не могат да държат инвестиционни инструменти от какъвто и да е вид и не могат да поемат дългове.

VU07. Всички сметки, използвани от клуба, трябва да бъдат отворени в оторизирани банки, които функционират на местно ниво на територията, на която е регистриран клубът, и трябва да бъдат деноминирани в една от официалните валути на страната.
 

Контрол на използването

OV01. Клубове, които събират средства или такси, трябва да имат длъжност Касиер, различен от Председателя.

OV02. Клубът трябва да пази детайлна и актуална информация за клубните финанси, публикувана във всички клубни сайтове, и трябва веднъж годишно да предоставя пълен и обстоен доклад на Фондацията. Тази информация трябва да бъде достъпна за всички членове на Agora по целия свят. Информацията за финансите може да бъде нещо елементарно като файл в Excel, показващ в детайли приходите и разходите, или нещо сложно като пълен счетоводен отчет, но при всички случаи трябва да става напълно ясно как конкретно са използвани членските такси. Освен в обобщен формат, клубните разходи трябва също да са налични в необобщен, подробен формат. Подробният формат трябва да включва поне следното за всяка трансакция:

• Дата;
• Похарчената или получената сума;
• Източник (за такси и дарения) или доставчик (за покупки на стоки или услуги);
• Цел или причина за трансакцията (за покупки на стоки или услуги - спецификите на закупения продукт или услуга).

OV03. Клубовете не могат да натрупват средства, превишаващи еквивалента на разходите по функнционирането за две години, освен ако това не е позволено от мнозинството от членове, при това само за конкретни, предвидени в бюджета цели. Това разрешение трябва да бъде подновявано всяка година.

OV04. Всяко използване на повече от 1/3 от средствата на клуба (взето като базова сума от средствата, налични в началото на фискалната година (ФГ)) за неработни цели ще изисква одобрение от членовете, независимо от това дали тази 1/3 е достигната само чрез една трансакция или чрез сумиране. По-конкретно всяка трансакция, чиято стойност, добавена към сумата на неработните разходи от началото на ФГ, надвишава 1/3 от първоначалните средства на клуба, трябва да получи одобрение от членовете, освен ако тази трансакция не е част от предварително одобрено предложение в бюджета и сумата на трансакцията е в одобрения диапазон.

Някои примери:

• Един клуб започва ФГ с $1000 (1/3 = $333); Председателят иска да закупи проектор за $400, но $400 > $333, следователно членовете трябва да одобрят покупката; след получаване на одобрение, председателят иска да закупи микрофон за $15; тъй като сумарната цена на покупките е $400+$15 > $333, тази трансакция също трябва да бъде одобрена; всъщност правилото гласи, че след похарчването на 1/3 от средствата на един клуб, всяка една неработна покупка трябва да бъде одобрявана;
   
• Един клуб започва ФГ с $1000 (1/3 = $333); Председателят закупува 10 микрофона, всеки по $30 (сумарна цена: $300); малко по-късно той иска да закупи катедра за $50 - членовете трябва да одобрят тази трансакция, тъй като сумарната цена на катедрата и предишните покупки би била $350, което надвишава правилото за 1/3;
   
• Един клуб започва ФГ с $1000 (1/3 = $333); Председателят представя и получава одобрение на план за организиране на конкурс с бюджет от $600; той закупува проектор за $400 и 10 микрофона за $10 - общо $500; никоя от тези трансакции не изисква одобрение; тогава той иска да закупи за клуба набор от книги на стойност $50 - тази трансакция трябва да бъде одобрена, тъй като сборната стойност е $550 ( > $333) и трансакцията не е свързана с конкурса;
   
• Един клуб започва ФГ с $1000 (1/3 = $333); Председателят представя и получава одобрение на план за организиране на конкурс с бюджет от $600; той закупува проектор за $400 и иска да закупи 10 микрофона за $25; след закупуването на микрофоните, общият неработен разход ще бъде $650, т.е. над предварително одобрения бюджет, така че членовете трябва да одобрят тази трансакция.

OV05. Всяко одобрение за разходи или финанси, което членовете на клуба могат да дадат, ще има давност най-много една година. Когато годината свърши, ще е необходимо ново гласуване, за да се удължи одобрението до следващата година. 

Финансиране на събития, свързани с Agora

Един от устоите на системата на Agora е наборът от междуклубни събития на организацията, сред които състезания, конвенции и други, както и всякакви общи събития, организирани от множество клубове (като приятелски събирания, неофициални състезания и т.н.). Тези дейности обикновено изискват определена степен на предварително финансиране с цел да протекат успешно. 

AE01. Всички събития, свързани с Agora (официални или не), трябва да се финансират основно от продажба на билети и стоки, спонсорство, дарения и други. 

AE02. 10% от брутните приходи от такива събития (официални или не) ще отидат за фондацията Agora Speakers International.

AE03. Разходите на всички официални събития на Agora, които изискват определена сума за предварително финансиране, ще бъдат поети от всеки един член в съответната географска област, а при събития на международно ниво, каквито са конвенциите - от всички членове в страната. Всички членове в съответния регион ще подпомогнат (отделно от членските такси, които плащат) като осигурят пропорционална част от тези разходи. Тази пропорционална част ще бъде изчислена чрез разделянето на общата сума на финансирането на броя на съответните членове в региона и ще бъде еднаква за всички членове, независимо от броя клубове, към които те принадлежат. Всеки клуб е свободен да вземе решението дали да поеме това необходимо финансиране от собствените си средства, да го остави на членовете, или пък да предприеме комбинация от двете. 

AE04. Всякакви печалби или загуби от събитието ще бъдат разпределени обратно към клубовете в количество, пропорционално на членовете на всеки клуб. Клубовете могат да възстановят парите на своите членове до сумата, която е трябвало да платят съгласно AE03. Решението да бъде или да не бъде възстановена част от печалбите остава на Изпълнителния комитет на всеки клуб. Частта от средствата, която не бъде върната на членовете, ще стане част от средствата на клуба.

AE05. Организаторите на събития трябва да докладват всички счетоводни дейности, които касаят организирането на събитието, в централата на Agora Speakers International: както се случват, с нивото на детайлност, посочено в OV02, и използвайки средства за счетоводство, които централата ще осигури.

Спонсорство на участниците на конвенция

CP01. Само участия в официални събития на Agora строго над градското ниво са допустими за спонсорство. 

CP02. Клубовете в конкретна географска област (до ниво държава, включително) могат да изберат да финансират следните разходи на участниците в конвенцията:

• Участници в конкурси;
• Един клубен представител, който не е състезател, но имащ право на гласуване и е одобрен от Изпълнителния комитет на клуба;
• Хора, които пряко водят уъркшопи, обучителни сесии и семинари на избраното събитие. 
  
  Клубовете могат да изберат да спонсорират един вид присъствие, но не и други.

CP03. Решението за спонсорство трябва да бъде одобрено с пълно мнозинство от Председателите на клуба и гласуването трябва да се състои както следва: 

• За участници в конкурси - преди първия етап на конкурса (клубно ниво);
• За други участници - не по-късно от един месец след обявяването на датата на събитието. 

CP04. Следното представлява валидно използване на средствата на клуба, освен ако не е забранено изрично от местното законодателство: 

• Покриване на разходите за двупосочно пътуване в икономична класа с най-подходящия транспорт;
• Покриване на разходите за най-пълния тип билет за събитието;
• Покриване на разходите за настаняване по време на събитието, включително и 2 нощувки (позволявайки пристигане един ден преди събитието и тръгване в деня, след като събитието е приключило);
• Покриване на приемливи дневни джобни за храна и транспорт. 

CP05. Спонсорството може да се състои само срещу конкретни предложения за покупка. Не е разрешена размяната на спонсорирани продукти и услуги за пари. Спонсорираните участници трябва да пазят фактури за всички стоки и услуги и да ги предадат електронно на клубния Касиер веднага, щом ги получат, и не по-късно от две седмици след покупката.

Промени в правилата

RC01. Тези правила може да се променят от време на време. Клубовете трябва да се адаптират към новите правила в рамките на шест месеца от дадена промяна.