주최 단체의 회계와 조달 관련 규칙을 따르는 기업 클럽을 제외하고는 클럽 기금을(그 출처가 회비든 다른 곳이든 상관없이) 다루는 클럽이라면 어떤 종류의 클럽이든 기초적인 부기 담당 회계 담당자를 둬야 합니다.

회계 담당자는 클럽 재정에 대한 규칙을 숙지해야 하며, 다음과 같은 임무를 가집니다.

클럽 기금 문지기

회계 담당자는 클럽 기금에 대한 문지기입니다. 클럽 기금을 지출하는 데에는 회장과 회계 담당자의 승인이 필요합니다. 회계 담당자는 특정 지출이 회원들이 투표해 만든 전체 예산안이나 클럽 재정 규칙에 위반된다고 판단되면 그에 대한 거부권을 갖습니다.
 

재정 부기와 보고

회계 담당자의 두 번째 임무는 모든 금전적 활동을 제대로 부기하는 것입니다. 여기서 꼭 따라야 할 것이 두 가지 있습니다.

• 현지법
   
• Agora 재단의 부기 보고 요구 사항
  보통 이 항목은 가장 쉬운 부분입니다. 왜냐하면 보고 요구 사항이 비교적 간단한 데다가 그다지 특별한 도구를 요구하지 않기 때문입니다. 게다가 Agora에서 보고를 위해 제공하는 온라인 도구를 사용하실 수도 있습니다.

이상적으로 모든 부기는 지급이 이뤄질 때마다 진행하셔야 합니다. 관심 있는 모든 멤버가 클럽 재정 상태를 볼 수 있게요. 그러나 어떤 이유 때문에 그렇게 하실 수 없다면 각 항목별로 분류된 목록과 집계된 정보를 최소한 반기에 한 번은 게시하셔야 합니다.

그 밖의 임무

마지막으로 회계 담당자는 다음과 같은 일 또한 맡습니다.

• 멤버나 게스트의 재정 관련 질문에 응답하기. 물론 멤버들에게는 게스트보다 더욱 상세한 정보를 요구할 권리가 있습니다.

• 클럽 회비와 다른 출처 기금을 한 계좌에 모으기
   
• 임원의 사전 허가된 지출금 지급하기
   
• 컨벤션이나 대회처럼 공동 주최하는 행사의 자금을 마련할 때, 다른 클럽 회계 담당자와 교류해 재정 규칙을 잘 따르고 있는지 확인하기
   
• 회장이 허가한 재화나 서비스의 구매에 대한 지급을 관리하고 실행하기