Це перевірений формат зборів, який можна використовувати як вихідну точку для власної організації зборів.
Це лише пропозиція щодо того, як можна впорядковувати ролі. Якщо ви новачок у веденні клубу Agora, пропонуємо почати з цього формату, доки у вас не з’явиться досвід роботи з ним.
У цьому розділі пояснюється лише загальне впорядкування та запропонований час, але не дається докладної інформації про те, як працює кожна з ролей. Цю інформацію можна отримати в розділі "Ролі на зборах клубу".
Формат зборів, власне, однаковий, незалежно від того, фізичні вони чи онлайн.
Перед зборами
Організатор зборів має прийти задовго до запланованого часу початку зборів. Він чи вона має:
- Підготувати місце проведення - столи, стільці, трибуну, розташування символіки клубу та Agora тощо.
- Підготувати інструменти, які Хронометрист використовуватиме для вимірювання та сигналізації часу (секундомір, картки кольорів "світлофору" тощо)
- Роздрукувати порядок денний
- Якщо треба, перевірити, чи належним чином працюють освітлення, звукова система та проекційне обладнання.
- Якщо клуб має обладнання для звукозапису, встановити його та підготувати до запису.
Для проведення онлайн-зборів Організатор зборів має розпочати збори принаймні за 15 хвилин до офіційного часу початку.
Деякі клуби використовують секцію "спілкування" у вільному форматі, яка, зазвичай, може тривати до 30 хвилин до зборів та багато годин після них.
Фізичні збори
Для фізичних зборів клубу вам знадобляться, щонайменше, такі матеріали:
- Секундомір для хронометражу виступів
- Щось, щоби сигналізувати виступаючому про обмеження часу. Це робиться за допомогою зелених, жовтих та червоних сигналів. Ви можете використовувати лампочки або просто аркуші кольорового паперу.
- Форми відгуків для аудиторії. Усі члени аудиторії (навіть гості) можуть дати оцінку кожного виступаючого у цих формах відгуку. Ви можете отримати змінювані шаблони для форм відгуку - як-от наведену нижче - на порталі брендингу (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).
Ви можете скористатися наданим шаблоном або створити власний.
- Ручки для аудиторії та (особливо) для Хронометриста та Граматика
- Друкований порядок денний зборів
- «Слово дня», надруковане на одному-двох аркушах паперу великими літерами, щоби його могли побачити на відстані виступаючі та аудиторія.
- Аркуші паперу (або, бажано, шаблони) для Граматика, Хронометриста та Експерта з чистоти мови.
Онлайн-збори
Для онлайн-зборів добре мати під рукою такі посилання та матеріали на той випадок, якщо виконавці відповідних ролей щось забули
- Посилання на задники Zoom, які може використовувати Хронометрист
- Посилання на Генератор матеріалів, щоби Граматик і Хронометрист могли генерувати свої шаблони та задники
- Попередньо сформовані PDF-версії Листків аналізу для кожного проекту та ролі. (Їх можна автоматично генерувати зі сторінки для кожної ролі та проекту)
- Попередньо сформований PDF Форми загального відгуку, яку члени клубу, які не є рецензентами, можуть використовувати для надання відгуків виступаючим
Збори
Частина I - Початок
1. Зазвичай, Організатор зборів закликає до порядку і відкриває збори, вітає всіх, потім стисло знайомить з особою, яка виконує роль ведучого зборів цього дня, і надає їй слово.
2. Ведучий зборів вітає всіх. Ось що корисно буде зробити ведучому зборів на цьому етапі:
- Нагадати всім вимкнути мобільний телефон. Для онлайн-зборів, крім цього, попросіть людей вимкнути всі можливі джерела перешкоджання та зачинити двері кімнати, у якій вони перебувають.
- Нагадати всім не ходити приміщенням під час виступів.
- Під час онлайн-зборів нагадати всім, що безпека та пристойність мають бути постійно. Це означає, що під час зборів ніхто не має їхати за кермом або робити інші небезпечні дії. Кожен має бути одягнений належним чином, і, нарешті, кожен має постійно мати ввімкненні камери.
- Якщо є гості, надати загальну інформацію про Agora Speakers International і клуб, її мету, місію та те, що ми робимо, та в який спосіб.
Одним з аспектів, який завжди варто пояснити гостям, є те, що збори - це не збори вільної форми, на яких говорять усі, а дотримуються структурованого порядку денного, коли люди виконують певні ролі, на які вони зголосилися раніше. Це допомагає гостям швидко позбутися поширених непорозумінь щодо зборів Agora
- Збори поділені на різні секції, за кожну секцію відповідають різні люди.
- Ролі та секції мають конкретні цілі, які докладно пояснюються в інтернет-матеріалах.
- Ролі є добровільними й кожен може зголоситися на роль
- Ролі змінюються з кожними зборами - ведучим зборів сьогодні є одна людина, на наступних зборах буде хтось інший
- Роботу кожного аналізують, щоби кожен міг вдосконалюватися та вчитися.
Іноді також варто чітко вказати на ці аспекти під час вступу.
- Якщо є гості, це також гарна можливість попросити кожного з них встати й представитися глядачам. Зазвичай Ведучий зборів може також поставити просте запитання на кшталт "звідки ви нас знаєте?" або "що вас привело сюди?" тощо.
Деякі гості плутають запрошення представитись із запрошенням негайно виголосити 20-хвилинну промову. Ведучий зборів має швидко припинити будь-які випадкові виступи такого ґатунку, які можуть вибити всі збори з колії.
Частина II - Команда з аналізу
3. Ведучий зборів на 1-2 хв. надає слово Хронометристу, який пояснює свою роль, чому хронометраж важливий і як працюють сигнали часу
4. Ведучий зборів на 1-2 хв. надає слово Граматику, який пояснює свою роль і що він збирається шукати.
5. Ведучий зборів на 1-2 хв. надає слово Експерту з чистоти мови, який пояснює свою роль, важливість уникнення слів-паразитів та дає декілька їх прикладів.
Інколи на зборах ролі Граматика та Експерта з чистоти мови виконує та сама особа. Також один із них може представити «Слово дня». Мета «Слова дня» - навчити людей бути гнучкими, коли вони виступають, та пристосовуватися до змін, замість того, щоби вивчати виступи напам'ять.
Частина III - Проекти
6. Для кожного проекту Ведучий зборів:
- Звертається до Рецензента виступів з проханням пояснити цілі виступу
- Звертається до Виступаючого із проханням виголосити виступ
- Дає аудиторії 1-2 хвилини, щоби кожен міг написати свій відгук виступаючому.
Рекомендується впорядковувати проекти в порядку зростання складності, аби уникнути того, щоби поважний учасник ішов перед недосвідченим виступаючим.
7. Після того, як частина підготовлених промов закінчиться, Ведучий зборів надає слово Координатору імпровізованих виступів, який продовжує цю секцію. Зазвичай ця секція триває приблизно 15 хвилин, причому кожна відповідь на гостре питання триває 1-2 хвилини.
Це гарний момент для короткої перерви, якщо клуб має таку традицію, оскільки це дає більше часу рецензентам, щоби закінчити їхній аналіз. Крім того, деякі клуби люблять голосувати за найкращого виступаючого та найкращі відповіді на гострі питання. Це також був би вдалий час, щоби попросити всіх проголосувати і зібрати їхні голоси. Якщо проводиться голосування, вам варто повторити (і, бажано, записати на видному місці) імена виступаючих та імена всіх учасників частини Імпровізованих виступів.
Частина IV - Аналіз виступів
8. Після закінчення попередньої секції Рецензент зборів закликає Рецензентів виступів дати свій аналіз, кожен аналіз триває 3-5 хвилин.
9. Після того, як оприлюднено аналіз виступів, Рецензент імпровізованих виступів виходить на сцену й надає свій звіт. Цей аналіз триває приблизно 5-7 хвилин
10. За бажання. Якщо ваш клуб має Рецензента уваги слухачів, тепер була б гарна можливість для цієї ролі.
Частина V - Технічний аналіз і завершення
11. Після закінчення попередньої частини Експерт із чистоти мови, Граматик та Хронометрист надають свої звіти на 1-2 хвилини, зазвичай у зворотному порядку щодо того, у якому вони виступали на початку зборів.
12. Нарешті, Рецензент зборів надає свій загальний аналіз зборів та роботи всіх рецензентів. Зазвичай ця частина триває 5-7 хвилин
13. Ведучий зборів надає слово всім (особливо співробітникам клубу), кому треба зробити оголошення.
Це гарний момент для Ведучого зборів запитати гостей про їхню думку щодо зборів, як вони почувалися тощо.
14. Ведучий зборів надає слово Організатору зборів, який закриває збори.