Усі звичайні збори клубу Agora Speakers структуровані, це означає, що вони здебільшого мають одну послідовність і включають однакові ролі, щоби забезпечити членам клубу послідовний досвід, незалежно від того, який клуб вони відвідують, і тому, що цей формат перевірений і працює. Однак клуби також можуть вільно впроваджувати інновації, додавати інші ролі, змінювати порядок тощо. Докладний опис того, як зазвичай проходять збори, див. у розділах про збори клубів.

Як вирішується, хто яку роль виконує?

Кожен член клубу може виконувати будь-яку роль, яку він або вона побажає, і Agora Speakers не встановлює обмежень або вимог щодо жодної з них. Загальна рекомендація полягає в тому, що учасники добровільно зголошуються на ролі, які вони хочуть виконувати на наступних зборах, якщо вони вакантні.

Однак клуби мають свободу у визначенні вимог щодо ролей. Найпоширенішим обмеженням, яке можна знайти, є вимога, згідно з якою члени клубу, які хочуть виконувати проекти з виступу, також мають виконати інші ролі до цих зборів.

Не рекомендується повторювати ролі на послідовних зборах, щоби дати кожному шанс побувати у всіх ролях і пережити унікальні труднощі, які створює кожна роль. Крім того, немає нічого більш нудного, ніж клуб, в якому Граматик, Хронометрист чи Ведучий зборів завжди той самий.

Що станеться, коли хтось не з’явиться?

Не "зовсім" нечувано, якщо хтось, хто має роль, не з'являється на зборах.

Якщо ви не зможете потрапити на збори, дуже рекомендується поговорити з тими колегами з клубу, про яких ви знаєте, що вони будуть присутні, і запитати їх, чи можуть вони зайняти ваше місце. Якщо ви нікого не знаєте, поговоріть зі своїм віце-президентом з освіти або ведучим зборів, щоби попередити їх про те, що ви не зможете бути присутніми.

На зборах, якщо хтось із роллю не з’являється без попереднього повідомлення, ведучий зборів, зазвичай, відповідає за пошук заміни.

Однак, зауважте, що деякі ролі не можна (і не варто) імпровізувати, як-от:

• Підготовлений виступаючий
• Керівник із написання виступу
• Виступаючий із "Сьогодні ми йдемо до ..."
• Керівник семінару
• Учасник "Перехресного вогню"

Такі ролі вимагають чималої підготовки та досліджень, які неможливо зробити одразу на місці. Якщо немає щасливого збігу, коли член клубу нещодавно вже виконував одну з цих ролей в іншому клубі й ще має все свіжим у пам’яті, краще просто вилучити цю частину з порядку денного зборів.