Гості

Клуби є не тільки доброзичливим середовищем для членів клубу, але також мають бути дружнім середовищем для гостей.  

Гостям цікаво побачити на власні очі, що означає Agora Speakers, і хочеться відвідати збори клубу. Будь-хто може запросити гостя до клубу, і гості іноді навіть можуть з’явитися несподівано, якщо вони спитають у когось інформацію про ваш клуб і вирішать прийти. Гості можуть приходити самостійно або в супроводі інших гостей.

Як ваш клуб ставиться до цих гостей, так вони будуть думати - і говорити, і писати - про всю організацію. Немає нічого кращого за добрі відгуки. І, звичайно, немає нічого гіршого для здоров’я всієї організації за поганий поголос.

Якщо немає виняткових обставин (наприклад, недостатньо фізичного простору в місці проведення зборів або з інших міркувань безпеки), норми Agora Speakers вимагають, щоб усі гості мали змогу відвідувати збори громадських клубів.

Гості також є потенційними членами клубу. Насправді, досвід показує, що запрошення гостей на збори є основним засобом зростання членства.

Піклування про гостей

Для гостей, особливо, якщо вони з’являються самі, збори клубу спочатку можуть бути дуже лячним середовищем із такою кількістю нових облич, місцем, де вони нікого не знають, а іноді, навіть, не знають, до чого це все. Багато з них можуть бути дуже сором'язливими й навіть просте відвідування такого публічного заходу може спричинити неабияке напруження.

 

Кожний присутній член клубу відповідає за те, щоби гості почувалися бажаними. Немає нічого гіршого за те, коли гість заходить до місця, повного "маленьких замкнутих кіл" друзів, які розмовляють між собою та ігнорують нову людину.

 

Якщо ви бачите когось нового, підійдіть і привітайте його, познайомте його з рештою членів клубу, яких ви знаєте, і познайомте гостя з Ведучим зборів. Буде непогано, якщо Ведучий зборів запише імена гостей.

Деякі клуби люблять просити гостей представитися решті аудиторії на початку зборів. Вони можуть це робити з місця, де вони сидять, виходити вперед не потрібно.

В ідеальній ситуації Ведучий зборів вже буде знати, хто ці гості, тому на початку зборів він може сказати щось на зразок

"Перш, ніж продовжити, я хотів би попросити гостей представитись і розповісти нам, як вони нас знайшли й що вони очікують від зборів. По-перше, ми маємо Івана. Іван, не могли б ви встати й розповісти нам щось про себе ? Як ви дізналися про нас?"

Однак, у багатьох випадках Ведучий зборів не знатиме, хто гість, а хто ні. У такому разі попросіть гостей підняти руки, а потім, зі свого боку, попросіть представитися:

"Чи маємо ми сьогодні гостей? Підніміть руки, якщо ви вперше в нашому клубі. Дякую!
Перш, ніж продовжити, я хотів би попросити гостей представитись і розповісти нам, як вони нас знайшли та що вони очікують від зборів. (показує на когось) Почнімо он звідти. Не могли б ви встати та розповісти нам щось про себе та про те, як ви нас знайшли? "

Є деякі частини зборів - такі, як імпровізовані виступи - які можуть бути делікатною справою для сором’язливих гостей або спричинити сильний страх сцени. Кожен клуб вирішує сам, чи хочуть вони, щоби гості брали участь у цих секціях. У кожному разі, якщо ви це робите, ніколи не змушуйте гостя говорити, якщо ви бачите, що він сором'язливий або дуже знервований.  

 

 

Наприкінці зустрічі непогано запитати гостей, чи хочуть вони поділитися своїми враженнями. Думка гостя - це завжди свіжі відгуки.

Після закінчення засідання Віце-президент із членства має поговорити з гостями і відверто запитати їх, чи сподобались їм збори й чи хочуть вони приєднатися. Багато нових можливостей для членства втрачається через те, що члени клубу не роблять цього дуже маленького останнього кроку, щоби запропонувати гостю приєднатися. Якщо вони ще не готові вступити, у пригоді буде книга гостей, де вони можуть записати свої імена та контактну інформацію, щоб діставати повідомлення про нові збори або нові події в клубі. Зауважте, що особиста інформація, отримана від гостей у такий спосіб, не може бути використана для жодних інших цілей або передаватися за межі клубу. У багатьох країнах також є спеціальні закони про захист даних, які клуб мусить виконувати.

Пропозиції про вступ завжди мають бути ввічливими і їх не можна робити так, щоби гості відчували тиск чи ніяковість.

Вітальні пакети

Рекомендується, щоби клуби мали "вітальний пакет", що складається з друкованих матеріалів клубу та Agora. Цей вітальний пакет може містити, наприклад:

•    Знайомство з Agora Speakers International та її місією та цілями
•    Статут і норми клубу
•    Пояснення структури зборів та ролей у зборах
•    Зразок порядку денного
•    Перші три проекти
•    Форма заяви про вступ до клубу з докладною інформацією про внески клубу та Agora
•    Кілька порад щодо публічних виступів.
•    Значки, наклейки або будь-яка інші рекламна продукція.
•    Картка зі списком усіх співробітників клубу та їхньою контактною інформацією
•    Клубні візитівки з інформацією про клуб і розкладом зборів.

Гостьові пакети можуть роздаватися на початку кожних зборів ВПЧ (або членом клубу, якому він доручить) усім гостям.