Вітання!, ви вже майже на місці. Визначте конкретну дату перших зборів і створіть попередній порядок денний. Треба неодмінно мати порядок денний, щоби бути певним того, що кожний заздалегідь знає, що відбудеться впродовж зборів, як довго вони будуть тривати, хто візьме участь, а особливо - щоби бути певним того, що час не буде змарновано.
Перші збори можуть відбуватися в одному з двох основних форматів:
Посол Agora Міхал Папіс із клубу Gorzów Speakers у Польщі проводить вступні збори, пояснюючи мету Agora Speakers International.
- Звичайні "скорочені" збори, які є зменшеним варіантом звичайних зборів, які показують усі головні елементи. Якщо ви можете отримати допомогу людей, які вже є членами інших клубів Agora Speakers або знають, як ми працюємо, це - найбажаніший спосіб.
- Збори типу "вступу"/"презентації", на яких ви можете пояснити призначення клубу, переваги вступу, як працює клуб, різні ролі тощо, а потім провести секцію запитань і відповідей. Ви маєте це робити, тільки якщо:
- Ваш клуб не відвідував жодних навчальних сесій.
- Більшість присутніх не знайома з будь-якими матеріалами, групами, документами або навчальними відео Agora (тобто вони абсолютно не обізнані щодо організації).
Порядок денний перших зборів
Якщо ви не маєте великого досвіду щодо того, як працюють клуби Agora, рекомендуємо на перших зборах дотримуватись Основного порядку денного окресленого тут.
Вам знадобиться завантажити порядок денний перших зборів у процесі реєстрації клубу. Цьому завантаженню не треба бути у дуже складному форматі, насправді, це може бути простий текстовий файл. Причиною того, чому ми це робимо, є те, що ми пережили багато випадків, у яких люди були так захоплені вступом до Agora і започаткуванням клубу, що вони не витратили часу на те, щоби дійсно вивчити та зрозуміти, що ми робимо і як ми це робимо. Вони хотіли тільки розпочати збори без чіткого розуміння того, що робити на зборах.
Вимога до вас надіслати порядок денний під час реєстрації клубу гарантує те, що всім зрозуміло, що має відбутися впродовж зборів.
Рекламування події
Зазвичай, корисно створити події у Facebook і Календарі Google, щоби люди могли записатися та синхронізувати збори з власними планами. Намагайтеся не планувати задовго наперед, оскільки люди зазвичай записуються, а потім забувають про збори, які відбудуться за два тижні. Підтвердіть присутність усіх учасників за тиждень до зборів.
Коли ви створили подію, створіть публічну подію, щоби люди могли знайти її та запросити інших, або розмістити її у їхньому блозі чи на стіні.
Також, обов'язково оголосіть про свою подію в групі Facebook Agora Speakers своєї країни, або в міжнародній ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ).
Навіть якщо місце проведення зборів дуже відоме, навіть якщо ви думаєте, що кожний добре його знає, щоб уникнути занепокоєння, завжди буде доброю ідеєю помістити декілька знімків місця та докладно пояснити, як дістатися до зали засідань. Декотрі гості ваших зборів можуть не знати місця, або вони навіть можуть бути з іншої країни.
Також, зручно помістити знімки входу до самої зали.
Якщо місце дає змогу, надрукуйте декілька знаків зі стрілками, що ведуть відвідувачів до зали засідань.
Скористайтеся з Порталу брендових матеріалів або Генератора матеріалів, щоби створити прапори, шаблони порядку денного тощо для вашого клубу.
Зважте на те, що всі цифрові матеріали мають використовуватися відповідно до Брендових настанов, які ви можете знайти тут: /%D0%9D%D0%B0%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%B8+%D0%B7+%D0%B2%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8F+%D1%81%D0%B8%D0%BC%D0%B2%D0%BE%D0%BB%D1%96%D0%BA%D0%B8 .
Якщо ви скористаєтеся з Генератора матеріалів, він автоматично подбає про відповідність брендових матеріалів.