Секретар клубу відповідає за ведення всіх клубних справ та ведення протоколів засідань виконавчого комітету клубу.
Засідання виконавчого комітету клубу
Як секретар, ви відповідаєте за підготовку порядку денного засідань виконавчого комітету клубу, а також за організацію самого засідання та заздалегідь повідомляєте всіх співробітників про деталі. Деталі та час див. у розділі Співробітники клубу.
Протоколи засідань
Одним із головних завдань секретаря є ведення точних протоколів засідань.
Протоколи засідань - це фундаментальна книга в житті клубу, яка фіксує всі важливі засідання виконавчого комітету, прийняті рішення, результати голосування, міркування та обговорення тощо.
Протоколи засідань можуть вестися фізично або в електронному вигляді, залежно від можливостей клубу. Рішення, де їх зберігати, залишається за виконавчим комітетом кожного клубу.
Добрий протокол засідань має містити для кожного засідання таке:
- Назву закладу проведення, місце та час засідання
- Початковий порядок денний засідання
- Список учасників
- З кожного пункту, обговореного впродовж засідання (незалежно від того, чи був він на порядку денному спочатку чи ні):
- Початковий узагальнений погляд члена клубу, який висунув питання, або контекст дискусії.
- Короткий зміст поглядів інших учасників (лише тих, хто долучався до обговорення).
- Прийняті рішення, розглянуті альтернативи та обґрунтування рішення. Наприклад, не кажіть просто "було вирішено змінити місце зборів на нове місце X". Натомість ви можете сказати щось на кшталт "Через закриття нашого нинішнього місця зборів за один місяць, нам треба змінити місце зборів клубу. Ми розглянули варіанти X, Y та Z. Варіант Y було відкинуто, оскільки ті 700 гривень за годину, які вимагає власник - то надмірно, а у варіанту Z були серйозні проблеми з якістю, як-от погані стільці та жахлива акустика. Отже, голосуванням 6-0 був обраний варіант X"
- Підрахунок голосів.
- Назву закладу проведення, місце та час наступного засідання
- Усі додатки або документи, що надавалися на сесії для підтримання обговорюваних питань
Інші документи клубу
Іншим завданням секретаря є збереження всіх клубних справ, забезпечення того, що вони відповідним чином зберігаються та мають належну резервну копію, щоби запобігти їх втраті.
Справи клубу включають:
- Статут та нормативні акти клубу.
- Книги гостей.
- Списки партнерських організацій, заходів або місць, де члени мають можливості для виступів або лідерства.
- Реєстри членів клубу.
- Порядок денний та протоколи зборів співробітників.
- Скарги членів клубу або гостей та їх розв'язання.
- Дисциплінарні процедури.
- Договори або угоди клубу з іншими суб'єктами (ЗМІ, іншими клубами або іншими організаціями з публічних виступів).
- Будь-які інші справи
Ми рекомендуємо використовувати інтернет-систему управління клубом для ведення всіх вищезазначених документів.
Справи з обмеженим доступом
Хоча більшість документів клубу мають бути доступними для всіх членів клубу, є деякі конфіденційні файли, які клуб має залишати приватними та надавати лише для аудиту або постраждалим людям. До них належать такі:
| КОНФІДЕНЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ КЛУБУ |
|---|
| Документ |
Ким обмежений доступ |
|---|
| Дисциплінарні процедури |
Постраждалий член клубу, виконавчий комітет, аудитори Agora, посли Agora, якщо рішення було оскаржене |
| Скарги членів клубу та гостей і їх розв'язання |
Виконавчий комітет, аудитори Agora, посли Agora |
| Контракти клубу |
Виконавчий комітет, аудитори Agora |
| Інші документи |
Усі члени клубу, аудитори Agora, посли Agora |
Аудити клубу
Для забезпечення належного та послідовного функціонування всіх клубів Agora у всьому світі, співробітники та члени Правління Фонду Agora Speakers International ("Аудитори Agora") можуть вимагати від клубу надання копії будь-яких справ клубу.
Запити на такі копії надсилатимуться в електронному вигляді на контактні адреси клубу та/або зареєстровані адреси електронної пошти секретаря або інших співробітників клубу. Усі запитувані документи клубу треба надсилати в електронному вигляді впродовж двох тижнів (14 календарних днів) з дня звернення.