Planowanie pierwszego spotkania.
Gratulacje! Prawie wszystko jest gotowe. Teraz pora wybrać termin pierwszego spotkania i ułożyć wstępny program spotkania. Przygotowanie programu jest naprawdę bardzo ważne. Dzięki niemu każdy będzie z góry wiedział, co będzie się działo w trakcie spotkania, ile czasu zajmie, kto weźmie udział w poszczególnych segmentach, a zwłaszcza - że czas jest dobrze wykorzystany.
Pierwsze spotkanie może się odbyć w jednym z dwóch podstawowych formatów:
Ambasador Agory Michał Papis, z klubu Gorzów Speakers Poland, prowadzi spotkanie zapoznawcze wyjaśniające cel organizacji Agora Speakers International.
- Regularne „mini” spotkanie, które jest skróconą wersją zwykłego spotkania, pokazującą jego wszystkie główne elementy. Jeśli możesz skorzystać z pomocy osób, które są już członkami innych klubów Agora Speakers lub wiedzą, jak pracujemy, ten format jest preferowany.
- Spotkanie „zapoznawcze” / „prezentacja”, podczas którego możesz wyjaśnić cel klubu, korzyści wynikające z przystąpienia, sposób działania klubu, różne role itp., A następnie poprowadzisz sesję pytań i odpowiedzi. Powinieneś to zrobić tylko wtedy, gdy:
- Twój klub nie brał udziału w żadnych sesjach przygotowawczych.
- Większość uczestników nie miała styczności z żadnymi materiałami Agory, grupami, dokumentacją czy filmami szkoleniowymi (czyli są zupełnie nowi w organizacji).
Program pierwszego spotkania
Jeśli nie masz dużego doświadczenia z tym, jak działają kluby Agory, zalecamy zastosowanie przedstawionego tutaj podstawowego programu na pierwsze spotkania.
Program pierwszego spotkania należy przesłać Agorze podczas rejestracji klubu. Nie trzeba przy tym stosować żadnego zaawansowanego formatu dokumntu, tak naprawdę może to być po prostu zwykły plik tekstowy. Prosimy o to z prozaicznego powodu - wielokrotnie ludzie byli entuzjastycznie nastawieni do Agory i do założenia klubu, że chcieli od razu działać i nie poświęcili czasu, aby dowiedzieć się i zrozumieć, co robimy i jak to robimy. Chcieli jak najszybciej zacząć spotkania, mając zbyt specjalnego pojęcia, co robić na spotkaniach.
Wymaganie przesłania agendy przy rejestracji klubu gwarantuje, że wszyscy wiedzą, co powinno się wydarzyć podczas spotkania.
Promowanie wydarzenia
Promując spotkanie warto utworzyć wydarzenie zarówno na Facebooku, jak i w Kalendarzu Google, aby ludzie mogli się zarejestrować i zsynchronizować spotkanie z własnymi kalendarzami. Starajcie się nie planować zbyt daleko w przyszłość. Jeśli dodacie spotkanie z dwutygodniowym wyprzedzeniem, ludzie może i się zapiszą, ale potem zapomną i nie przyjdą/nie pojawią się. Dobrze jest potwierdzić obecność ze wszystkimi uczestnikami tydzień wcześniej.
Kiedy tworzysz wydarzenie, ustaw jego status na publiczny, aby ludzie mogli je znaleźć i zaprosić innych lub zamieścić je na swoich blogach lub tablicach.
Koniecznie ogłoś też swoje wydarzenie na grupie faebookowej Agora Speakers, czy to w Twoim kraju, czy międzynarodowej (https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ).
Nawet jeśli miejsce spotkania jest bardzo znane, nawet jeśli myślisz, że wszyscy wiedzą, o jakie miejsce chodzi, aby uniknąć nieporozumień, zawsze dobrze jest zrobić kilka zdjęć tego miejsca i wyjaśnić, jak dostać się do sali, w której będzie odbywać się spotkanie. Niektórzy goście mogą nie znać tego miejsca, możesz też mieć gości z innego kraju, dla których będzie to pomocne.Even if the meeting venue is very famous, even if you think everyone knows it very well, to avoid frustration, it's always a good idea to take a few pictures of the location and explain how to get to the meeting room. Some guests to your meeting might not know the place or might even be from a different country.
Dla wygody warto też zamieścić zdjęcia pokazujące wejście do sali, w której będzie się odbywać spotkanie.
Jeśli miejsce na to pozwala, wydrukuj kilka kartek ze strzałkami kierującymi gości do sali spotkania.
Materiały reklamowe (opcjonalne)
Skorzystaj z Portalu Marki lub Kreatora Materiałów Marketingowych, aby stworzyć plakaty, szablony programu spotkania itp. do wykorzystania przez Wasz klub.
Należy pamiętać, że wszystkich zasobów cyfrowych należy używać zgodnie z wytycznymi dotyczącymi marki, które można znaleźć tutaj: /Wytyczne+u%C5%BCywania+marki .
Jeśli użyjecie Kreatora Zasobów, projekty będą automatyczne zgodne z wytycznymi marki.