Jako wiceprezes Rady ds. marketingu (VPM) jesteś odpowiedzialny za opracowywanie i wdrażanie polityki marketingowej i medialnej klubu w celu wzmacniania klubu, zwiększania liczby jego członków oraz okazji do przemawiania publicznego i pełnienia funkcji przywódczych przez członków klubu poza klubem.

Opracuj plan marketingowy i budżet na marketing

Można zrobić wiele rzeczy, żeby promować swój klub, ale jak zwykle - czas jest ograniczony, fundusze nawet bardziej (lub w ogóle ich nie ma), a Ty musisz podjąć decyzję, na czym chcesz się skoncentrować.

Oczywiście „na czym się skoncentrować” będzie zależeć w dużej mierze od tego, co chcesz osiągnąć i jak każde z działań prowadzi lub jest odpowiednie do osiągnięcia tych celów. Ważne jest również, abyś nie zmieniał celów. Jeśli będziesz cały czas zmieniać kierunek, w którym zmierzasz, pomimo dużej aktywności będziesz po prostu kręcił się w kółko i na koniec znajdziesz się dokładnie tam, gdzie zacząłeś.

Podpowiadamy kilka praktycznych wskazówek pomocnych przy tworzeniu planu marketingowego:

1. Przeczytaj dokładnie ten artykuł i pomysły w nim opisane.

2. Zapisz sobie, jaka jest teraz sytuacja klubu i z jakimi kwestiami się zmaga. Na przykład:

3. Wyznacz szereg wymiernych celów (sprawdź szczegóły w artykule na temat celów SMART). Takie mogą być dwa cele, na przykład:

Upewnij się, że każdy cel ma określony priorytet lub ważność. Gdybyś musiał wybrać pomiędzy osiągnięciem celu (1) i celu (2) powyżej, który by to był?

4. Przeprowadź burzę mózgów z innymi członkami Rady i klubu, jakie mogą mieć inne pomysły marketingowe na temat tego, jak można osiągnąć powyższy zestaw celów.

Należy również pamiętać, że skuteczność niektórych pomysłów i działań jest bardzo zależna od lokalizacji. Na przykład posiadanie profilu na meetup.com działa bardzo dobrze w Madrycie, ale fatalnie w niektórych innych krajach. Reklamy na Facebooku sprawdzają się bardzo dobrze w Azji i Afryce, nie tak bardzo w Europie, a fatalnie w Rosji, gdzie bardziej dominuje portal społecznościowy vk.com czy Instagram.

5. Oszacuj, w jakim stopniu każdy z tych pomysłów jest zgodny z Twoimi celami lub jak bardzo Twoim zdaniem mogą pomóc w osiągnięciu każdego celu. O ile klub nie ma dobrze udokumentowanej historii poprzednich planów i działań marketingowych, trudno będzie podać konkretne liczby dla każdego działania i celu - po prostu użyj symboli takich jak „0”, „+”, „++”, aby wskazać jak bardzo to konkretne działanie może pomóc w osiągnięciu celu. Jeśli masz tyle szczęścia, że masz dostęp do wcześniejszych działań marketingowych i ich wyników, użyj tych informacji jako punktu wyjścia.

Na przykład w poniższej tabeli VPM oszacował, że wydarzenia na meetup.com bardzo pomogłyby w przyciąganiu gości, ale nie w zwiększeniu wiedzy o klubie w okolicy.

6. Dla każdego działania określ wymagany poziom wysiłku i potrzebnych funduszy.

7. Następnie nadaj priorytety działaniom zaczynając od tych, które przynoszą „największy zwrot z każdej złotówki” do tych, które przynoszą najmniejszy.

8. Na koniec zdecyduj, które działania zamierzasz podjąć i zaplanuj je w czasie.

Mierz wyniki

Bez względu na to, jakie działania podejmiesz - od wysłania notatki prasowej po organizację imprezy otwartej, zawsze ustaw sobie wcześniej określone cele, które będziedz monitorować i podsumujesz po zakończeniu działania. Nie mów sobie po prostu, że „poszło świetnie”, żeby nie okazało się, że regularnie robisz coś, co nie przynosi żadnego efektu.

Zastosuj „cele SMART” i podejście ciągłego doskonalenia.

• Jakie były koszty danego działania? (nie tylko finansowe, ale także ile zaangażowaliście czasu, wysiłku i osób)
• Jakie były konkretne cele przeprowadzonego działania?
  • Zwiększenie liczby gości odwiedzających klub? - Ilu więcej przyszło?
  • Pozyskiwanie funduszy? - Ile pieniędzy zebrano?
  • Zwiększenie liczby wyświetleń strony? - Jaką zauważyliście zmianę?
  • Itp.
• Jakie wnioski wyciągnięto? Jakie były opinie o działaniu?
• W jaki sposób można zwiększyć skuteczność działania, jeśli zdecydujecie się je powtórzyć (o ile w ogóle jego powtarzanie ma sens)

Jeśli powtarzasz kampanię lub działanie, spróbuj dokonać kilku kontrolowanych korekt. Jeśli zmienisz dziesięć rzeczy i wyniki poprawią się o 10%, nie będziesz w stanie jednoznacznie stwierdzić, która z dziesięciu rzeczy zaowocowała poprawą.

Podstawowe narzędzia marketingowe

W tej części opiszemy kilka podstawowych narzędzi i pomysłów, które możesz chcieć zastosować w swoim klubie:

Załóż klubowy adres e-mail.

Jednym z Twoich pierwszych zadań jako wiceprezes ds. marketingu powinno być upewnienie się, że klub ma własny adres e-mail, a nie tylko używa prywatnych adresy e-mail zaangażowanych osób. Dostęp do tego adresu e-mailowego powinni mieć wszyscy członkowie Rady klubu.

To, na jakim serwerze znajduje się ten adres, zależy wyłącznie od Was – może to być @gmail.com, @outlook.com itp. Upewnij się, że nazwa e-maila zawiera nazwę klubu. Na przykład, jeśli nazwa Twojego klubu to „Mówcy z Kamiennej Góry”, dobrymi opcjami powinny być [email protected], [email protected] itd.

Przychodzące maile są ważne i powinny być sprawdzane codziennie. Jeśli to możliwe – z pomocą innych członków Rady – postaraj się odpowiadać na wszystkie zapytania e-mailowe tego samego dnia, jak tylko zostaną przeczytane.

W zależności od tego, czy możesz liczyć na pomoc Koordynatora Mediów Społecznościowych, dobrym pomysłem jest również utworzenie kont w różnych serwisach społecznościowych, takich jak Twitter, Instagram, Facebook itp.

Opublikuj ten adres e-mail na wszystkich stronach internetowych i na kontach klubu w mediach społecznościowych, aby każdy mógł skontaktować się z klubem.

Zrób baner klubu.

Posiadanie baneru nie jest wymogiem dla Klubów Agory. Jednak opłaca się go mieć:

• Wszystkie Wasze materiały klubowe (zdjęcia i filmy) będą wyglądać znacznie lepiej i bardziej atrakcyjnie z widocznym na nich banerem.
• Będziecie mogli wozić baner klubowy na konkursy i zjazdy
• Dla odwiedzających Was gości i firm klub z banerem wygląda znacznie bardziej dojrzale i profesjonalnie.

Zazwyczaj koszt wydrukowania banera nie powinien przekraczać 100 zł.

Tworzenie materiałów promocyjnych

Kolejnym zadaniem wiceprezesa Rady ds. marketingu jest tworzenie wszelkich niezbędnych materiałów promocyjncych dla klubu. Obejmuje to dawanie wskazówek i pomoc operatorowi czy fotografowi w wypełnianiu swoich ról w trakcie spotnaia oraz gromadzenie, wybór i wykorzystywanie wszystkich materiałów multimedialnych.

• Tworzenie materiałów promocyjnych.
• Projektowanie i realizacja kampanii reklamowych i promocyjncyh działalności klubu (zarówno spotkań regularnych, jak i otwartych czy konkursów).
• Planowanie spotkań „otwartych” dla wszystkich chętnych (w porozumieniu z wiceprezesem Rady ds. edukacji) i innych kampanii promujących członkostwo.

Stwórz blibliotekę zasobów multimedialnych klubu

Biblioteka zasobów multimedialnych klubu jest podstawowym narzędziem promocji klubu i dowodem na to, że system działa. Oto, co powinna zawierać Twoja biblioteka zasobów klubu:

• Nagrania i fotografie ze spotkań
• Specjalnie przygotowane klipy „Przed” i „Po”, pokazujące początek i aktualne postępy niektórych członków.
• Zrzuty ekranu lub nagrania pozytywnych komentarzy
• Zrzuty ekranu lub zdjęcia lub nagrania wideo z materiałami z mediów.

Stwórz listę mailingową z tagami (etykietami)

Lista mailingowa jest doskonałym narzędziem do promowania klubu i pomagania wiceprezesowi Rady ds. społeczności w znajdywaniu okazji do przemawiania podczas zewnętrznych imprez i do ćwiczenia zdolności przywódczych przy organizacji takich wydarzeń.

Często administrator konta mailowego może dodać obsługę list mailingowych za darmo lub za niewielką opłatą. Jeśli nie, możesz skorzystać z usług online, takich jak emailDodo, które mają bezpłatną opcję dla małych list i organizacji non-profit (gdzie trzeba podać powód, dla którego chcesz prowadzić taką listę, wyjaśnić, skąd otrzymujesz e-maile i poczekać na zatwierdzenie)

Uwaga o prywatności

Wszystkie kluby, niezależnie od ich lokalizacji, muszą posiadać politykę prywatności zgodną z unijnym RODO. Oznacza to, że musisz uzyskać wyraźną zgodę na dodanie kogoś do listy mailingowej i wyraźnie wskazać, kto jest podmiotem zbierającym dane (czyli klub), w jaki sposób zamierzasz wykorzystać zebrane informacje i zaoferować wszystkim osobom których danymi zarządzasz możliwość żądania korekty ich danych lub ich całkowitego usunięcia.

Upewnij się, że przechowujesz kopię wyrażonej zgody.

Niskokosztowe działania marketingowe

Oto kilka pomysłów do wykorzystania w celu promocji klubu:

Spotkania otwartes — wspólnie z wiceprezesem ds. edukacji zaplanuj wydarzenia otwarte, które będą nagłośnione w okolicy.

Warsztaty - organizuj specjalne warsztaty na temat przemawiania i przywództwa. Najlepiej, jeśli warsztat jest częścią imprezy, w ramach której odbędzie się też spotkanie klubu - będziecie mieć okazję, aby zaprosić uczestników do pozostania na spotkaniu i zobaczenia systemu Agory w praktyce.

Załóż bezpłatne konto Google Moja Firma – dzięki temu umieścisz swój klub na mapie. Nawet jeśli obecnie spotykasz się wirtualnie, jest to świetna droga do bycia zauważonym.

Maratony Agory - bierz udział w wydarzeniach międzyklubowych, takich jak Maraton i inne przyjacielskie rywalizacje

Współpraca partnerska - poszukaj innych organizacji związanych z podobnymi obszarami działalności (przemówienia publiczne, przywództwo, debaty, myślenie krytyczne) i zasugeruj współpracę partnerską

Oznacz lub @wspomnij interesujące osoby we wpisach Twojego klubu w mediach społecznościowych - (powinno to być uzgodnione z Koordynatorem Mediów Społecznościowych). Oznaczanie osób, które mogą być potencjalnie zainteresowane ciekawymi wpisami klubowymi (media, lokalni liderzy, celebryci, potencjalni członkowie itp.), to dobry sposób na przyciągnięcie ich uwagi, o ile zrobi się to z odpowiednim wyczuciem.

Zrób koszulki lub inne gadżety do noszenia — zwykle zrobienie t-shirtów czy koszulek polo, a w obecnych czasach też maseczek jest stosunkowo tanie. Istnieją nawet zestawy, które pozwalają to zrobić w domu, przy użyciu zwykłej drukarki.

Wręczaj nagrody i certyfikaty w klubie — członkowie i goście zazwyczaj uwielbiają publikować swoje osiągnięcia na własnych profilach w mediach społecznościowych.

Rejestruj spotkania klubu jako wydarzenia na platformach spotkań online - takich platform jest wiele - Airbnb, Meetup, CouchSurfing, Internations, itp. Ogłaszaj tam spotkania klubu i aktywnie zachęcaj ludzi do przyłączenia się. Nie trzeba chyba wspominać, że powinieneś robić to samo w zwykłych mediach społecznościowych (np.: wydarzenia na Facebooku)

Utwórz Kalendarz Google z harmonogramem spotkań klubu i udostępnij go publicznie — dzięki temu wszyscy będą mogli łatwo sprawdzić, kiedy i gdzie spotykają się Twój klub, a także z łatwością dodać te wydarzenia do własnego kalendarza.

Rozłóż ulotki w szkołach, na uczelniach, w bibliotekach, księgarniach, domach i ośrodkach kultury - Ponieważ Agora jest fundacją edukacyjną non-profit, wiele instytucji bardzo chętnie z nami współpracuje i pomaga lokalnym klubom.

Dotrzyj do lokalnych przedsiębiorstw — aktywnie szukaj kontaktu, razem z wiceprezesem ds. społeczności z firmami w Twojej okolicy. Komercyjne szkolenia z wystąpień publicznych i przywództwa zwykle kosztują grube tysiące, a Ty będziesz im oferować sprawdzoną metodę za grosze. Może to zaowocować nie tylko nowymi członkami w Waszym klubie, ale może nawet zupełnie nowym klubem korporacyjnym w firmie, a także wieloma nowymi możliwościami dla Twoich członków: od możliwości przemawiania podczas profesjonalnych eventów po możliwości nawiązywania kontaktów i znajdywania pracy. Zazwyczaj warto jest rozmawiać z działami HR lub szkoleń w firmach.

Zrób przypinki (piny) i zachęcaj członków do noszenia ich podczas wydarzeń poza klubem.

Zrób gadżety reklamowe - naklejki, kubki, t-shirty, itp.

Jeśli Wasz klub nie ma Koordynatora Mediów Społecznościowych, możesz chcieć realizować niektóre z jego obowiązków.

Możesz również zastosować wszystkie pomysły zawarte w rozdziale „Zakładanie klubu – zbieranie zespołu założycielskiego”.

Jeśli przyjdą Ci do głowy pomysły, które dają pozytywne rezultaty, podziel się nimi z nami, abyśmy mogli je tutaj dodać i umożliwić wszystkim klubom czerpanie z nich korzyści.

Przestrzeganie zasad

Jako wiceprezes ds. marketingu odpowiadasz za przestrzeganie przez klub zasad dotyczącymi marki i komunikacji Agory. Obejmuje to nie tylko pilnowanie własnej komunikacji, ale także komunikacji Koordynatora Mediów Społecznościowych (jeśli macie tę funkcję) oraz członków, gdy są zaangażowani w działania poza klubem związane z Agorą, takie jak wygłaszanie przemówień lub prowadzenie warsztatów zewnętrznych, odwiedzanie innych organizacji lub prowadzenie projektów społecznych.

Kontakt z mediami

Dotarcie do lokalnych mediów ma fundamentalne znaczenie dla zwiększenia widoczności Twojego klubu i całej organizacji. Dodatkowo ta aktywność znacznie pomaga w pracy wiceprezesowi ds. społeczności i wiceprezesowi ds. członkostwa:

• Wiceprezesowi ds. społeczności znacznie łatwiej jest oferować zewnętrznym organizacjom usługi członków klubu, jeśli o klubie wspominano (wielokrotnie) w mediach.
• Wiceprezesowi ds. członkostwa również o wiele łatwiej jest pozyskiwać nowych członków

Jak nawiązać kontakt

• Stwórz listę kontaktów w mediach, znaj ich zakres zainteresowań, rodzaj odbiorców i spraw, w które się angażują, itp.
• Dbaj o relacje z osobami z mediów jeszcze zanim będziesz ich potrzebować.
• Oferuj wartość. Nie myśl tylko o tym, czego potrzebujesz od tych kontaktów, ale także o tym, jak możesz im pomóc, dostarczając materiały, które mogą zainteresować ich odbiorców.
• Wszystkie zasady Ethos, Pathos, Logos odnoszą się do komunikacji z mediami, ale w tym przypadku tym, który musi udowodnić swoją wiarygodność, autentyczność, itp. jest sam klub.
• Biorąc pod uwagę powyższe upewnij się, że wszystko, co wysyłasz mediom, zostało dokładnie sczytane i sprawdzone. Jest tak wiele darmowych narzędzi online, które świetnie sprawdzają się przy korekcie pisowni i gramatyki, że w dzisiejszych czasach jest niewybaczalnym niechlujstwem wysyłanie czegoś z tego typu błędami.
• Nie spamuj wszystkich tą samą notatką prasową lub wiadomością. Dostosuj swój przekaz do potrzeb każdego medium.
• Bądź wytrwały, ale nie nachalny. Nie poddawaj się, jeśli za pierwszym razem nie uzyskasz żadnego rezultatu.