Sekretarz Rady Klubu jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentów klubu i tworzenie protokołów z posiedzeń Rady Wykonawczej Klubu.

Posiedzenia Rady Klubu

Sekretarz jest odpowiedzialny za przygotowanie agendy posiedzeń Rady Wykonawczej Klubu, jak również za organizację samego posiedzenia i wcześniejsze powiadomienie wszystkich członków Rady o niezbędnych szczegółach. Szczegółowe informacje i obowiązujące terminy zamieszczone są w artykule o Radzie Klubu.

Protokoły z posiedzeń

Jednym z głównych zadań Sekretarza jest sporządzanie dokładnych protokołów z posiedzeń Rady.

Protokoły ze spotkań Rady to podstawowe archiwum dokumentujące życie klubu, w którym rejestruje się wszystkie ważne spotkania Rady Klubu, podjęte decyzje, wyniki głosowania, rozważania, dyskusje itp.

Protokoły z posiedzeń mogą być sporządzane w postaci papierowej lub elektronicznie, w zależności od możliwości danego klubu. Decyzja co do tego, gdzie i jak trzymać takie archiwum należy do Rady każdego klubu.

Dobrze sporządzony protokół posiedzenia powinien dla każdego spotkania zawierać następujące informacje:

• Miejsce i termin spotkania
• Planowana agenda posiedzenia
• Lista osób uczestniczących w posiedzeniu
• Dla każdej kwestii omawianej na posiedzeniu (niezależnie czy była ona w planowanej agendzie czy też nie):
  • Wstępny skrócony punkt widzenia członka przedstawiającego sprawę lub kontekst dyskusji.
  • Podsumowanie poglądów innych osób (tylko tych, którzy uczestniczyli w dyskusji).
  • Podjęte decyzje, rozważane alternatywy i uzasadnienie decyzji. Na przykład zamiast zapisać tylko: „podjęto decyzję o zmianie miejsca spotkania na nową lokalizację X” warto zapisać coś w stylu „Ponieważ nasze obecne miejsce spotkań zostanie zamknięte w ciągu miesiąca, musimy zmienić miejsce spotkań klubu. Rozważaliśmy opcje X, Y i Z. Opcja Y została odrzucona jako zbyt drogie przy cenie 100 zł za godzinę, a opcja Z nie zapewniała odpowiednich warunków, krzesła były niewygodne, akustyka okropna. Dlatego, w głosowaniu 6-0, wybrano opcję X”
  • Wyniki głosowań.
• Miejsce i termin następnego posiedzenia
• Spis załączników oraz dokumentów przedłożonych w trakcie posiedzenia jako materiały pomocnicze w dyskusji.

Inne dokumenty klubu

Kolejnym zadaniem Sekretarza jest przechowywanie wszystkich dokumentów klubu i dbanie, aby były bezpieczne, miały odpowiednie kopie zapasowe pozwalające je odtworzyć w przypadku ich utraty.

Dokumenty klubu to:

• Dokumenty rejestracyjne i statut klubu.
• Księgi gości.
• Listy organizacji współpracujących, wydarzeń lub miejsc, gdzie członkowie klubu mają możliwość przemawiania lub ćwiczenia umiejętności organizacyjnych i przywódczych
• Listy członków.
• Agendy posiedzeń rady i protokoły.
• Skargi członków lub gości oraz sprawozdania z podjętych kroków.
• Procedury dyscyplinarne.
• Umowy i kontrakty klubu z innymi podmiotami (z dostawcami mediów, z innymi klubami bądź organizacjami związanymi z przemawianiem publicznym).
• Wszelkie inne dokumenty

Dokumenty zastrzeżone

Chociaż większość dokumentów klubowych powinna być dostępna dla wszystkich członków, istnieją pewne poufne pliki, które klub musi zachować w tajemnicy i udostępniać tylko do celów audytu lub osobom, których one dotyczą. Są to:

Audyty klubu

W celu zapewnienia prawidłowego i spójnego funkcjonowania wszystkich klubów Agory na całym świecie przedstawiciele i członkowie Zarządu Fundacji Agora Speakers International („Audytorzy Agory”) mogą poprosić klub o dostarczenie kopii wszelkich dokumentów klubu.

Prośby o takie kopie będą przesyłane drogą elektroniczną na adresy kontaktowe klubu i/lub zarejestrowane adresy e-mail Sekretarza lub innych członków Rady klubu. Wszystkie wymagane dokumenty klubu należy odesłać drogą elektroniczną w ciągu dwóch tygodni (14 dni kalendarzowych) od dnia wysłania prośby.