В этом разделе излагаются обязательные правила для всех клубов, которые собирают какие-либо сборы или средства, независимо от их источника или частоты сбора. Правила не распространяются на корпоративные клубы, которые должны следовать политике своих компаний в отношении финансов.

Определения

"Сайт клуба"  определяется как присутствие клуба в интернете посредством веб-сайта, страницы или группы в социальных сетях, форума и т. д.

"Утверждение членами" используется для процедур голосования, изложенных в разделе Демократия Клуба. Все предложения по расходам, подлежащие голосованию, должны включать:

• Точная цель финансовой операции
• Минимальные и максимальные допустимые суммы
• Минимальный и максимальный срок исполнения с даты утверждения, где максимальный срок не может превышать один год.

"Эксплуатационные расходы"  это те расходы, которые неизбежны для функционирования клуба, и включают:

• Аренда помещения на время встречи.
• Аренда оборудования, используемого во время встречи: компьютеров, микрофонов, проекторов и т. д.
• Затраты на обслуживание и ремонт имеющегося оборудования.
• Расходы на подготовку встречи и уборку после
• Канцелярские принадлежности и расходные материалы (бумага, ручки, фотокопии, чернила для принтера или чернила для печати форм оценки и т. д.)
• Канцелярские товары (визитки, значки, приветственные пакеты, баннеры и т. д.)
• Финансовые расходы, такие как комиссия за банковский перевод, плата за обслуживание счета, налоги и т. д.
• Расходы, связанные с местными юридическими обязательствами клуба (страхование, юридическая регистрация, бухгалтерия и т. д.)

Примеры расходов, не связанных с функционированием клуба:

• Постоянные закупки оборудования
• Затраты на организацию специальных мероприятий, вечеринок или мастер-классов.
• Затраты на приглашение платных спикеров или тренеров.
• Поддержка отправки победителя клубного конкурса на конкурс в другой город или страну.

"Мероприятия, связанные с Agora" это любые мероприятия, организованные или совместно спонсируемые одним или несколькими клубами Agora, которые согласуются со всеми Основными Принципами  (особенно принципом Нейтралитета) и имеют целью продвижение миссии или целей Agora. Некоторые примеры таких событий:

• Публичные выступления, Дебаты и другие похожие мероприятия
• Конференции Agora на разных уровнях
• Открытые мероприятия по продвижению клубов Agora 
• Демо-встречи для потенциальных клубов.
• Мастер-классы, семинары, тренинги и т. д.
• Действующие общественные проекты Клуба
• Участие в ярмарках, выставках или других подобных сторонних мероприятиях, где присутствие клуба уместно для целей маркетинга и расширения членства.

Примеры типов мероприятий, в которых участие клуба запрещено, вы можете найти в Принципе Нейтралитета.

"Официальные мероприятия Agora" - это любые мероприятия универсального применения, созданные или определенные  фондом Agora Speakers International. В настоящее время существует два таких типа мероприятий:

• Все мероприятия, которые проводятся по официальным правилам.
• Конференции Agora на всех географических уровнях.

Финансовые правила

Финансовая Свобода

FF01. Клубы могут принять решение взимать любую сумму, которую они сочтут подходящей, с любой необходимой периодичностью, и могут получать средства от любых третьих лиц при соблюдении всех следующих правил.

FF02. Размер и периодичность клубных взносов, взимаемых с участников, должны быть публично доступны на всех сайтах клуба. Для доступа к такой информации не может потребоваться заполнение каких-либо форм или предоставление какой-либо личной информации.

FF03. Взносы клуба, взимаемые с членов, не могут быть дискриминационными: все члены должны платить одинаковые взносы. Допускаются следующие исключения:

• Людям, принадлежащим к группам с низким доходом и группам меньшинств могут быть предложены скидка или бесплатное членство. Например, студентам, пенсионерам, безработным, эническим меньшинствам, беженцам и т. д. Мы оставляем за собой право изучить такие ситуации и попросим их удалить, если мы сочтем, что клуб злоупотребляет этим определением и превращает его в дискриминирующие членские взносы (например, клуб, определяющий "белых мужчин" как "меньшинство".)
   
• Для клубов, работающих на языке, не являющемсся официальным языком страны (например, англоговорящий клуб в Испании), носителям этого языка могут быть предложены скидка или бесплатное членство.
   
• Любым профессионалам в сферах публичным выступлений и лидерства могут быть предложены скидка или бесплатное членство, если они регулярно проводят рецензии, мастер-классы или наставничество во время встреч клуба.

FF04. С гостей и других членов Agora может не взиматься плата за посещение клуба во время регулярных сессий. Во время нерегулярных сессий, таких как специальные мероприятия, встречи с гостями, спикерами, семинары и т. д., за посещение может взиматься предварительно объявленная единовременная плата. Об этом единовременном взносе необходимо объявить одновременно с объявлением нерегулярной сессии.

FF05. Клубы не могут принимать анонимные пожертвования или пожертвования от третьих лиц, идеология или действия которых противоречат идеалам, принципам, миссии и целям Agora Speakers International.

Допустимое Использование Средств

VU01. Средства клуба не могут быть использованы для личной выгоды или выгоды любого члена. Использование средств всегда должно соответствовать требованиям местного законодательства для некоммерческих организаций. В случае противоречия между местным законодательством и этими правилами будет применяться наиболее строгое из них.

VU02. Все товары или услуги, приобретаемые клубом, должны быть предназначены для работы клуба или для мероприятий, связанных с Agora, таких как конференции и т. д. Клубы не могут использовать средства для любых операций, единственной целью которых является увеличение средств клуба. В частности, клубы не могут заниматься инвестиционной деятельностью любого рода, включая ценные бумаги, товары, иностранную валюту, фьючерсы, опционные контракты и недвижимость, независимо от того, открытого типа они или нет.

VU03. Любые активы, приобретаемые клубами, должны использоваться исключительно членами клуба, представителями Agora в стране или гостями встречи для клубных или других мероприятий, связанных с Agora, в соответствии с миссией и целями Agora. За такое использование приобретенных активов не может взиматься дополнительная плата.

VU04. После роспуска клуба все оставшиеся средства должны быть пожертвованы юридически признанной благотворительной организации, одобренной простым большинством голосов членов. Если соглашение не может быть достигнуто, средства будут переданы Agora Speakers International.

VU05. Клубы не могут нанимать сотрудников.

VU06. Клубы не могут владеть какими-либо инвестиционными инструментами и брать в долг.

VU07. Все счета, используемые клубом, должны быть открыты в уполномоченных банках, которые работают локально на территории, где клуб зарегистрирован, и должны быть деноминированы в одной из официальных валют страны.

Контроль над Расходами

OV01. В клубах, собирающих денежные средства или сборы, должен быть Казначей, не являющийся Президентом.

OV02. Клуб должен регулярно публиковать подробные и актуальные сведения о финансах клуба на всех сайтах клуба и предоставлять Организации полный подробный отчет один раз в год. Эта информация должна быть доступна всем членам Agora по всему миру. Эта документация может быть такиоой простой, как файл Excel с подробными сведениями о доходах и расходах, или чем-то столь же сложным, как полный бухгалтерский отчет, но в любом случае должно быть совершенно ясно, как конкретно используются членские взносы. Помимо агрегированного формата, клубные расходы также должны быть доступны в неагрегированном, подробном формате. Подробный формат для каждой транзакции должен включать как минимум следующее:

• Дата,
• Потраченная или полученная сумма,
• Источник (для взносов или пожертвований) или поставщик (для покупок товаров или услуг).
• Цель или причина транзакции. (Для покупок товаров или услуг - специфика купленного товара или услуги)

OV03. Клубы не могут накапливать средства, превышающие эквивалентную стоимость эксплуатационных расходов за 2 года, за исключением случаев, когда это разрешено большинством членов, и только для конкретных целей, предусмотренных бюджетом. Это разрешение необходимо продлевать ежегодно.

OV04. Любое использование более 1/3 средств клуба (принимая в качестве базовой суммы средства, доступные на начало финансового года) для целей, не связанных с функционированием клуба, потребует одобрения членов, независимо от того, достигнута ли эта 1/3 средствами разовой транзакции или совокупно. В частности, любая транзакция, сумма которой, добавленная к сумме расходов, не связанных с функционированием клуба, с начала финансового года превышает 1/3 первоначальных средств клуба, должна получить одобрение членов, если эта транзакция не является частью ранее утвержденного бюджетного предложения, а сумма транзакции находится в утвержденном диапазоне.

Несколько примеров.

• Клуб начинает финансовый год с 1000 долларов США (1/3 = $333). Президент хочет купить проектор за 400 долларов. $400 > $333, поэтому члены должны одобраить покупку. После получения одобрения президент зочет купить микрофон за 15 долларов. Так как совокупная стоимость выходит $400+$15 > $333, эта транзакция должна быть одобрена. Фактически, это правило означает, что после траты 1/3 бюджета клуба все расходы, не связанные с функционированием клуба, должны быть одобрены.
   
• Клуб начинает финансовый год с 1000 долларов США (1/3 = $333). Президент покупает 10 микрофонов по 30 долларов каждый (совокупная стоимость: $300). Чуть позже он хочет купить трибуну за $50. Члены клуба должны одобрить эту тарнзакцию, потому что совокупная стоимость трибуны и предыдущих покупок составит $350, что превысит 1/3, оговоренную в правиле.
   
• Клуб начинает финансовый год с 1000 долларов США (1/3 = $333). Президент представляет план организации конкурса с бюджетом $600 и получает одобрение. Затем он покупает проектор за $400 и 10 микрофонов по $10 за каждый - суммарная стоимость $500. Ни одна из этих транзакций не требует одобрения. Затем он хочет купить набор книг для клуба за $50. Эта транзакция должна быть одобрена, потому что совокупная стоимость выходит $550 ( > $333), и эта покупка не имеет отношения к конкурсу.
   
• Клуб начинает финансовый год с 1000 долларов США (1/3 = $333). Президент представляе план организации конкурса с бюджетом $600 и получает одобрение. Затем он покупает проектор за $400 и хочет купить 10 микрофонов по $25 за каждый. Покупка микрофонов приведет к суммарным расходам, не связанным с функционированием клуба $650 - выше одобренного ранее бюджета - поэтому члены клуба должны одобрить транзакцию.

OV05. Любые расходы или одобрение транзакций, которое могут дать члены клуба, будут длиться не более одного года. Когда год закончится, потребуется еще одно голосование, чтобы продлить одобрение на следующий год.

Финансирование мероприятий, связанных с Agora

Одним из основных столпов системы Agora является официальный набор межклубных мероприятий, таких как конкурсы, конференции и т. д., а также любые другие совместные мероприятия, организованные несколькими клубами (например, дружеские встречи, неофициальные соревнования и т. д.) Эта деятельность обычно требует некоторого авансового финансирования для успешного выполнения.

AE01. Все мероприятия, связанные с Agora (официальные или нет), должны преимущественно финансироваться за счет продажи билетов и товаров, спонсорства, грантов и т. д.

AE02. 10% выручки до расходов от всех таких мероприятий (официальных или нет) пойдут в Организацию Agora Speakers International.

AE03. Стоимость любых официальных мероприятий Agora, для которых требуется определенная сумма предварительного финансирования, будет покрываться всеми отдельные участниками в затронутой географической зоне, с ограничением всей страны для мероприятий международного уровня, таких как конференции. Все члены в соответствующем регионе будут вносить - в дополнение к любым другим взносам, которые они платят - пропорциональную часть этих расходов. Эта пропорциональная часть будет результатом деления необходимого финансирования на количество уникальных членов в регионе, и она будет одинаковой для всех членов, независимо от количества клубов, к которым они принадлежат. Каждый клуб волен решать, будет ли он брать этот требуемый взнос из своих собственных средств, передаст его членам, или комбинацию вышеперечисленного.

AE04. Любая прибыль или убытки от мероприятия будут возвращены клубам в количестве, пропорциональном количеству членов клуба. Клубы могут вернуть эти деньги своим членам в пределах суммы, которую они должны были заплатить согласно AE03. Решение о возмещении или отказе от части прибыли остается за Исполнительным Комитетом каждого клуба. Часть средств, не возвращенная членам, станет частью финансов клуба.

AE05. Организаторы мероприятия должны сообщать обо всех бухгалтерских операциях, связанных с организацией мероприятия, в штаб-квартиру Agora Speakers International по мере их возникновения, с уровнем детализации, указанным в OV02, и с использованием инструментов бухгалтерского учета, которые предоставит штаб-квартира.

Спонсорство Участников Конференции

CP01. Право на спонсорство имеет только участие в официальных мероприятиях Agora строго выше городского уровня.

CP02. Клубы в определенной географической зоне (до уровня страны включительно) могут выбрать спонсирование следующих расходов участников конференции.

• Contestants.Конкурсанты.
• Один представитель клуба с правом голоса, не участвующий в конкурсе, утвержденный Исполнительным Комитетом клуба.
• Люди, непосредственно ведущие мастер-классы, тренинги, семинары на соответствующем мероприятии.
  
  Клубы могут решить спонсировать один вид участия, но не другие.

CP03. Решение о спонсорстве должно быть одобрено абсолютным большинством Президентов клубов, и голосование должно проходить следующим образом:

• Для конкурсантов: перед первым туром конкурса (уровень клуба)
• Для остальных участников - не позднее, чем через месяц после объявления даты проведения мероприятия.

CP04. Следующее является правомерным использованием средств клубов, если это прямо не запрещено местным законодательством:

• Расходы на проезд эконом-классом в обе стороны на наиболее подходящем виде транспорта.
• Стоимость наиболее полного типа билета на мероприятие.
• Расходы на проживание на время мероприятия плюс 2 ночи (с учетом прибытия за день до и отъезда на следующий день после окончания мероприятия)
• Разумные суточные на питание и транспорт

CP05. Спонсорство может происходить только в отношении определенных предложений о покупке. Обмен спонсируемых товаров и услуг на деньги не допускается. Спонсируемые участники должны хранить счета-фактуры на все спонсируемые товары и услуги и отправлять их в электронном виде Казначею своего клуба в момент их получения и не позднее, чем через две недели после покупки.

Изменения Правил

RC01. Эти правила могут время от времени меняться. Клубы должны подстроиться под новые правила в течение шести месяцев после изменения.