Ниже описан проверенный временем формат проведения встреч, который можно взять за основу при разработке программы встреч для своего клуба.

Это всего лишь примерный порядок действий для всех ролей на встрече. Если ты делаешь лишь первые шаги в управлении клубом Agora, мы предлагаем тебе применять эту программу, пока ты не освоишься и не наберёшься опыта.

В этом разделе описаны порядок и рекомендуемый хронометраж, но не объясняются задачи и функции каждой роли, которым посвящена отдельная глава – Роли на встрече клуба.

Программы онлайн- и офлайн-встреч существенным образом друг от друга не отличаются.

Перед началом встречи

Координатор встречи должен прибыть на место проведения встречи задолго до запланированного времени её начала. В обязанности этого человека входит:

  • подготовка места проведения: столов, стульев, кафедры, вывески клуба и атрибутики Agora;
  • подготовка инструментов, используемых Хронометристом для отсчёта и регулирования хронометража (секундомер, карточки цветов светофора и т. п.);
  • распечатка повестки встречи;
  • при необходимости – проверка адекватности функционирования освещения, аудиосистемы и проекционного оборудования;
  • при наличии у клуба записывающего или фотографического оборудования – его настройка и подготовка к записи.

При проведении встречи онлайн координатор должен запустить встречу за 15 минут до заявленного времени её начала. 

В некоторых клубах существует отдельный формат свободного общения; обычно на него отводится полчаса до начала встречи и неограниченное время после её окончания. 

 

Необходимые материалы

Встречи офлайн

При проведении встречи офлайн необходимо подготовить, как минимум, следующие материалы:

 

 

  • секундомер для хронометража выступлений;
     
  • инструменты, с помощью которых выступающему поступает информация об истечении лимита времени. Это делается с помощью зелёных, жёлтых и красных сигналов. Обычно в этих целях используются лампочки или листы бумаги соответствующих цветов. 
     
  • формы обратной связи для присутствующих. При помощи этих форм каждый из пришедших на встречу (включая гостей) может оценить любое выступление.  Скачать шаблоны форм обратной связи (один из которых приведён ниже) можно на нашем фирменном портале: www.agoraspeakers.org/brand.jsp.

Ты можешь воспользоваться имеющимся шаблоном или разработать свой собственный.

 

 

  • ручки для участников, в первую очередь, для Хронометриста и Грамматиста;
     
  • распечатки повести встречи;
     
  • Слово дня, напечатанное на одном-двух листах крупным шрифтом, чтобы выступающие и зрители могли издалека его прочитать;
     
  • листы бумаги (желательно, с формами для заполнения) для Грамматиста, Хронометриста и Эксперта по чистоте речи. 

 

Встречи онлайн

Для встреч онлайн лучше всегда иметь под рукой следующие ссылки и материалы, чтобы при необходимости отправить их участникам, выполняющим соответствующие роли:

  • ссылки на фоны в Zoom для Хронометриста;
     
  • ссылки на Создатель ресурсов, позволяющий Грамматисту и Хронометристу разрабатывать шаблоны и фоны;
     
  • заготовленные формы оценки в формате PDF для каждого проекта и каждой роли (их можно автоматически сгенерировать со страницы каждой роли и каждого проекта);
     
  • заготовленные Формы общей обратной связи в формате PDF, которые могут использоваться для предоставления обратной связи выступающим участниками, которые не являются рецензентами.

 

 

Программа встречи

Часть 1. Введение

1. Обычно Координатор встречи объявляет встречу открытой, приветствует присутствующих, затем кратко представляет человека, выполняющего на этой встрече роль Ведущего, и даёт ему/ей слово.

2. Ведущий встречи приветствует присутствующих. На этом этапе он(а) может сделать следующее:

  • Напомнить о необходимости выключить мобильные телефоны. Если встреча проводится онлайн, помимо этого стоит попросить присутствующих изолироваться от всех возможных отвлекающих факторов и закрыть дверь в комнату, где они находятся. 
  • Напомнить о необходимости оставаться на своих местах во время выступлений.
  • Если встреча проводится онлайн, напомнить о необходимости соблюдения техники безопасности и этикета. Это означает, что во время встречи нельзя вести машину или совершать любые другие потенциально опасные действия. Кроме того, необходимо соблюдать соответствующий дресс-код и постоянно держать камеры включёнными.
  • Если на встрече присутствуют гости, рассказать о клубе и Agora Speakers International, целях и миссиях организации, а также о том, чем мы занимаемся и как именно претворяем это в жизнь. 

Всегда нужно обращать особое внимание на то, что наши встречи – это не собрания в формате свободного микрофона, где при желании могут высказаться все присутствующие, а строго организованные мероприятия, проходящие в соответствии с заданной повесткой и подразумевающие выполнение участниками определённых ролей, на которые они добровольно вызывались. Это помогает гостям избавиться от самых распространённых заблуждений об Agora.

  • Наши встречи разделены на нескольких разделов, за каждый из которых отвечают разные люди. 
  • У каждой из ролей и секций свои задачи и цели, которые более подробно описаны в наших электронных материалах. 
  • Выполнение любой из ролей добровольно; каждый может вызваться на ту или иную роль. 
  • Люди, исполняющие каждую из ролей, меняются от встречи к встрече. Если на нынешней встрече Ведущим встречи является один участник, на следующей встрече эту роль будет выполнять кто-то другой.
  • Участие каждого оценивается, чтобы у всех была возможность учиться и развиваться. 

Иногда во вводной части стоит особо остановиться на этих аспектах.
  • Если на встрече присутствуют гости, можно предложить им представиться всем присутствующим и ответить на простые вопросы из серии "как вы о нас узнали?"/ "почему вы решили сюда прийти?".
Некоторые гости путают предоставленную возможность коротко рассказать о себе с приглашением к двадцатиминутному выступлению. В таких ситуациях Ведущий встречи должен вовремя пресечь подобные попытки, чтобы не дать встрече отклониться от плана. 

 

Часть 2. Команда рецензентов

3. Ведущий встречи даёт слово Хронометристу,  который за 1-2 минуты рассказывает, в чём заключается его роль и почему важно соблюдать хронометраж, а также объясняет, как работают сигналы об истечении времени.

4. Ведущий встречи даёт слово Грамматисту, который за 1-2 минуты рассказывает, в чём заключается его роль и на какие аспекты выступления он будет обращать внимания. 

5. Ведущий встречи предоставляет слово Эксперту по чистоте речи, который за 1-2 минуты рассказывает, в чём заключается его роль, объясняет, почему важно избегать слов-паразитов, и приводит несколько примеров таких слов. 

На некоторых встречах роль Грамматиста и Эксперта по чистоте речи выполняет один и тот же человек. Грамматист или Эксперт по чистоте речи представляет Слово дня. Основная цель Слова дня в том, чтобы участники научились максимально гибко подходить к построению своих выступлений и адаптироваться к изменениям вместо воспроизведения заученной наизусть речи.

Часть 3. Проекты

6. При реализации каждого из проектов Ведущий встречи:

  • даёт слово Рецензенту выступления, который объясняет цели и задачи выступления;
  • приглашает выступающего на сцену;
  • даёт слушателям 1-2 минуты на то, чтобы заполнить форму обратной связи по итогам выступления. 
Рекомендуется располагать проекты в порядке возрастания сложности, чтобы избегать ситуаций, когда выступление опытного оратора предваряет выступление новичка. 

7. После презентации всех заготовленных речей Ведущий встречи предоставляет слово Мастеру Горячих вопросов, который отвечает за следующий раздел. Он длится порядка 15 минут, а ответ на каждый из Горячих вопросов занимает примерно 1-2 минуты. 

В этот момент можно сделать паузу, если в клубе это принято, давая рецензентам чуть больше времени на завершение процесса оценивания. Кроме того, в некоторых клубах существует традиция голосования за лучшего оратора и лучший ответ на горячие вопросы. Устроить это голосование лучше всего именно в этот момент встречи. При проведении голосовании стоит повторить (а лучше записать на доске или другом видном месте) имена выступавших, а также всех участников Горячих вопросов. 

Часть 4. Оценка выступлений

8. По завершении предыдущего раздела Рецензент встречи приглашает Рецензента выступлений поделиться результатами проведённой оценки. Оценка каждой речи занимает 3-5 минут. 

9. Когда озвучены рецензии на все выступления, слово предоставляется Рецензенту ответов на горячие вопросы. Он представляет свой отчёт; его выступление занимает 5-7 минут. 

10. Опционально: если в клубе есть роль Мотиватора слушателей, можно предоставить ему/ей слово.

Часть 5. Техническая оценка и завершение встречи

11. По завершении предыдущего раздела слово предоставляется Эксперту по чистоте речи, Грамматисту и Хронометристу. Каждый из них выступает 1-2 минуты и зачитывает свой отчёт. Обычно они приглашаются в порядке, обратном тому, в котором они выходили на сцену в начале встречи. 

12. Наконец, Рецензент встречи выступает с общей оценкой прошедшей встречи и работы всех рецензентов. Это занимает 5-7 минут. 

13. Ведущий встречи предоставляет слово всем, кто хочет сделать важные объявления (в первую очередь, руководству клуба). 

В этот момент Ведущий встречи может спросить мнение гостей об их впечатлениях и ощущениях от встречи.

14. Ведущий встречи предоставляет слово Координатору, который объявляет о завершении встречи.

 

(ru,document.section.last.updated)? (ru,document.section.views)?