В обязанности секретаря клуба входит ведение всей документации клуба, а также составление протоколов заседаний Испольнительного комитета клуба.

Заседания Исполнительного комитета клуба

В роли секретаря ты отвечаешь за подготовку повестки дня заседаний Исполнительного комитета Клуба, а также за организацию самого заседания и заблаговременное оповещение всех должностных лиц о времени и месте его проведения. Более подробную информацию об обзанностях и сроках их исполнения можно найти в разделе «Руководство клуба».

Протокол заседания

Одной из основных задач секретаря является ведение максималньо точного протокола заседания.

Протоколы заседаний являются одними из важнейших для клуба документов; они позволяют зафиксировать информацию обо всех основных заседаниях Исполнительного комитета, принятых решениях, результатах голосования, обсуждениях, умозаключениях и т.п.

Протоколы заседания архивируются в бумажном или электронном виде, в зависимости от возможностей клуба. Решение о том, где и как их хранить, остаётся за Исполнительным комитетом клуба.

Хорошо составленный протокол заседания должен содержать следующиую информацию:

• название места проведения заседания, адрес и время;
• предварительная повестка дня заседания;
• список участников;
• по каждому вопросу из обсуждаемых на заседании (вне зависимости от того, были ли эти вопросы включены в предварительную повестку):
  • общий обзор исходной точки зрения члена, предлагающего вопрос для обсуждения или начинающего дискуссию;
  • общий обзор точек зрения остальных присутствующих (только тех, кто принимал участие в обсуждении);
    • принятые решения, рассматривавшиеся варианты, обоснование решения. К примеру, недостаточно просто написать: "было решено перенести место проведения встречи по адресу Х". Вместо этого лучше написать: "В связи с закрытием на один месяц обычного места проведения встреч нашего клуба нам необходимо сменить место проведения встреч клуба. Были рассмотрены варианты X, Y и Z. Вариант Y был отклонён в связи с тем, что предложенная владельцем помещения арендная плата, составляюшая 2 000 рублей в час, чересчур высока, а вариант Z не подошёл в связи с несоответствием помещения минимальными требованиям (нехватка посаодчных мест и очень плохая акустика). Таким образом, шестью голосами из шести был выбран вариант Х".  
  • подсчёт голосов.
• место проведения, тема, адрес и дата следующего заседания;
• приложения или документы, представленные в процессе заседания в качестве аргументов при обсуждении.

Остальные документы клуба

Ещё одной задачей секретаря клуба является ведение архива всех документов клуба, обеспечивать их должное хранение, а также наличие их резервных копий на случай утери. 

К документам клуба относятся:

• устав и положения клуба;
• журнал гостей;
• списки партнёрских организаций, мероприятий или мест, где у членов есть возможность публичных выступлений или выполнения лидерских проектов;
• списки участников;
• повестка дня и протокол собрания руководства клуба;
• жалобы гостей или членов клуба с документированием предпринятых мер по их урегулированию;
• дисциплинарные расследования;
• контракты или соглашения между клубом и другими организациями (СМИ, другие клубы или общественные организации).
• любые другие документы;

Документы с ограниченным доступом

Хотя большая часть документов клуба доступна для всех его членов, существует ряд конфиденциальных документов, которые должны храниться в режиме ограниченного доступа и предоставляться только аудиторам или непосредственным заинтересованным лицам. К таким документам относятся:

Проверки и аудит

Для обеспечения надлежащего и бесперебойного функционирования всех клубов Agora по всему миру руководители и члены Совета директоров организации, называемые также Аудиторами Agora, могут запросить у клуба копии любых его документов.

Запросы на такие копии направляются по электронной почте на контактные адреса клуба и / или зарегистрированные адреса электронной почты секретаря или других руководителей клуба. Все запрашиваемые документы необходимо направить в электронном виде в течение двух недель (14 календарных дней) со дня направления запроса.