O secretário do clube é responsável por manter todos os arquivos do clube e por criar as atas das reuniões do Comitê Executivo.

Reuniões do Comitê Executivo do Clube

Como secretário, você será responsável pela preparação da agenda das reuniões do Comitê Executivo do clube, pela organização desta reunião e por informar todos os detalhes para os diretores com antecedência. Para saber mais detalhes e os prazos dessas tarefas, por favor consulte o capítulo sobre os Diretores do Clube.

Atas das Reuniões

Uma das tarefas do secretário é manter atas acuradas das reuniões.

As atas das reuniões formam um livro fundamental na vida do clube, pois contêm o registro de todas as reuniões importantes do Comitê Executivo, das decisões que são tomadas, resultados de votações, considerações, discussões etc.

As atas das reuniões podem ser mantidas em suportes físicos ou eletrônicos, dependendo da capacidade do clube. A decisão sobre onde as atas serão registradas e armazenadas deve ser tomada pelo Comitê Executivo de cada clube.

Atas de reuniões de boa qualidade devem incluir, para cada reunião, as seguintes informações:

• Nome do local da reunião, localização e horário
• Agenda prevista para a reunião
• Lista de participantes
• Para cada item discutido durante a reunião (previsto ou não pela agenda inicial):
  • Resumo do ponto de vista inicial do membro que sugeriu a discussão do item ou contexto da discussão.
  • Resumo dos pontos de vista dos outros participantes (apenas daqueles que participarem da discussão).
  • Decisões tomadas, alternativas consideradas, e a explicação para cada decisão. Por exemplo, não registre apenas "decidiu-se pela mudança do local de reunião para o novo local X". Ao invés disso, você pode elaborar algo como: "devido ao fechamento do nosso atual local de reunião no próximo mês, nós precisamos mudar o local das reuniões do clube. Nós consideramos as opções X, Y e Z. A opção Y foi descartada, pois o proprietário pediu o alto preço de $25/hora, e a opção Z revelou alguns problemas sérios de qualidade, como o banheiro, cadeiras desconfortáveis e acústica ruim. Por isso, com uma votação de 6 - 0, a opção X foi selecionada".
  • Resultados da votação.
• Nome, local e horário da próxima reunião.
• Quaisquer anexos ou documentos apresentados na sessão para dar suporte aos assuntos discutidos.

Outros Arquivos do Clube

Outra responsabilidade do secretário é conservar todos os arquivos do clube, assegurar-se que eles estão sendo bem preservados e manter um backup apropriado para evitar sua perda.

Os arquivos do clube incluem:

• Documentos de fundação e regimento do clube.
• Listas de convidados.
• Listas de organizações parceiras, eventos ou locais onde os membros encontram oportunidades de falar em público ou de liderança.
• Lista de membros.
• Agendas e atas de reuniões de diretores.
• Reclamações de membros ou convidados e sua resolução.
• Procedimentos disciplinares.
• Contratos ou acordos do clube com outras entidades (mídia, outros clubes ou organizações ligadas à oratória).
• Outros tipos de arquivo.

Arquivos Restritos

Apesar de a maioria dos documentos do clube ter de estar acessível para todos os membros, existem alguns arquivos com conteúdo sensível que devem ser mantidos como confidenciais pelo clube, sendo sua consulta reservada apenas para auditorias ou pelas pessoas afetadas. São eles:

Auditorias do Clube

Para garantir o funcionamento adequado e consistente de todos os clubes Ágora do mundo, funcionários e membros do conselho diretor da Fundação Agora Speakers International ("Auditores Ágora") podem pedir para o clube cópias de qualquer arquivo do clube.

Os pedidos dessas cópias serão realizados eletronicamente através dos endereços de contato do clube e/ou emails registrados do secretário ou de outros diretores do clube. Todos os documentos do clube exigidos devem ser enviados eletronicamente dentro do prazo de duas semanas (14 dias) a partir do pedido.