Todas as reuniões do clube ocorrem seguindo uma agenda determinada que contém diferentes seções. Os participantes das reuniões assumem diferentes funções ou podem participar apenas como audiência.

A maioria das reuniões segue a mesma estrutura e envolve as mesmas funções, o que assegura uma experiência consistente para os membros, independente de qual clube eles visitem. Ademais, essa estrutura já foi devidamente testada e mostrou-se eficaz. Entretanto, os clubes também são livres para inovar, adicionar outras funções, mudar a ordem das atividades etc. Veja a seção sobre as reuniões do clube para uma descrição detalhada de como as reuniões geralmente transcorrem.

Todas as partes da reunião são cronometradas, com um tempo limite mínimo e máximo para cada uma delas.

Geralmente uma reunião dura entre 1 e 2 horas.

Coordenando as Funções da Reunião

Como é decidido quem assume cada função?

Cada membro pode exercer qualquer função que ele ou ela desejar, a Agora Speakers não impõe restrições ou exigências para qualquer um deles. A recomendação geral é que os membros se voluntariem para as funções que querem para a próxima reunião, contanto que elas estejam disponíveis.

Entretanto, os clubes têm a liberdade de estabelecer exigências especiais para as funções. A limitação mais comum encontrada é a exigência de que os membros que desejam fazer discursos que sejam partes de projeto já tenham se voluntariado para outras funções em reuniões anteriores.

Não é recomendado repetir as mesmas funções em várias reuniões consecutivas, a fim de dar a todos uma chance de atuar em todas elas e experimentar os desafios únicos que cada função impõe. Ademais, não há nada mais tedioso do que um clube no qual o Revisor Gramatical, o Cronometrista ou o Líder da Reunião sejam sempre as mesmas pessoas.

O que acontece se alguém não aparecer?

Não é “exatamente” uma novidade alguém assumir uma função e não comparecer à reunião.

Se você não puder ir a determinada reunião, é muito recomendado que você fale com os membros do clube que estarão presentes e pergunte quem pode tomar seu lugar. Se você não conhece ninguém, informe seu Vice-Presidente de Educação ou o Líder da Reunião daquela reunião do seu não comparecimento.

Se, para alguma reunião, alguém que assumiu certa função não comparecer sem nenhum aviso prévio, é geralmente responsabilidade do Líder da Reunião encontrar um substituto.

No entanto, é importante enfatizar que algumas funções não podem (e não devem) ser improvisadas, como:

• Discursos Preparados
• Líder de Escrita de Discursos
• Orador do "Hoje Viajamos Para..."
• Líder de Workshop
• Participante do Fogo Cruzado

As funções elencadas acima e funções similares exigem uma quantidade não desprezível de preparação e pesquisas que não podem ser feitas no momento. A não ser que algum membro já tenha atuado nessa função recentemente em um clube diferente e tenha tudo fresco na memória, o melhor é simplesmente remover essa parte da agenda da reunião.